Feil etter årsoppgjøret: skal årsregnskapet sendes inn på nytt?

En feil oppdages etter at årsregnskapet er godkjent og registrert. Regnskapsprogrammet kan produsere en ny PDF på få minutter. Det betyr ikke at dokumentet uten videre kan erstatte det offentlig registrerte årsregnskapet. Før ny innsending må økonomiteamet skille feil i innsendingen, nytt utarbeidet årsregnskap og endring i skattemeldingen.

Forskjellen bestemmer hvilken dokumentpakke som trengs, og hvilke begrensninger som gjelder. En ny fil med samme navn skjuler den snarere enn å løse den.

Finn hvilken versjon som faktisk ble registrert

Start med årsregnskapet som Regnskapsregisteret har registrert, godkjenningsgrunnlaget og den opprinnelige innsendingskvitteringen. Sammenlign dette med filen som var ment sendt. Er et vedlegg feil, eller viser det godkjente regnskapet faktisk feil opplysninger? Dette er to ulike forklaringer på en ny innsending.

Brønnøysundregistrenes veiledning om korrigering beskriver en hovedregel mot endring av godkjent og registrert årsregnskap, men mulighet inntil fem måneder etter innsendingsfristen. Senere er adgangen begrenset og krever dokumentasjon. Fem måneder regnes altså ikke uten videre fra den dagen en medarbeider oppdaget feilen.

Datoene bør derfor være egne felt: regnskapsår, faktisk innsendingsfrist, registrering, oppdagelse og tidspunkt for ny vurdering. Et avvikende regnskapsår eller andre konkrete fristforhold må avklares før kalenderen brukes. Veiledningen gir ingen garanti for at en ny versjon blir akseptert.

Et syntetisk tilfelle med en forskjell på 40 000

Anta at økonomiteamet finner et avvik på 40 000 kroner. Tallene er oppdiktede. Beløpet alene forteller ikke hvilket dokument som skal endres.

En feil i skattemeldingen gjør ikke automatisk det offentlige årsregnskapet feil. I tilfelle A bør man ikke sende et nytt årsregnskap bare for å få samme tall i to rapporter med forskjellige formål. Skattemessige og regnskapsmessige størrelser kan være ulike uten at det er en innsendingstabbe.

I tilfelle B må man kunne vise akkurat hva som var feil ved første innsending. Et utsagn om at «regnskapsfører har funnet feil» er svakere enn en sammenligning mellom godkjent dokument og faktisk registrert fil. I tilfelle C trengs vurdering av selve regnskapet, ikke bare en ny eksport fra systemet.

Sen korreksjon krever mer enn endret filnavn

Veiledningen skiller dokumentasjon av feil ved første innsending fra et nytt utarbeidet årsregnskap. For et korrigert regnskap etter femmånedersperioden, når neste årsregnskap ikke er sendt, beskrives regnskapsmessig begrunnelse, ny generalforsamlingsprotokoll med godkjenning og ny revisjonsberetning hvis foretaket er revisjonspliktig.

Dette er et konkret kontrollpunkt: Dokumenterer protokollen faktisk den nye versjonen? En eldre protokoll som gjelder et annet dokument, blir ikke riktig fordi PDF-en har fått datoen i filnavnet. Revisjonsplikt må også være kjent; fravær av revisjonsberetning kan ikke begrunnes bare med at ingen ba om den ved første eksport.

Registeret vurderer om forklaringen er tilstrekkelig. Verken en riktig totalsum eller en ryddig dokumentpakke gir krav på bestemt aksept. Hold derfor «ny versjon godkjent internt», «sendt» og «registrert» som forskjellige statuser i arbeidet.

Neste årsregnskap endrer vurderingen

Brønnøysundregistrene beskriver svært begrenset mulighet til å korrigere gamle årsregnskap når neste regnskapsårs regnskap allerede er sendt. Kontroller derfor denne hendelsen før man antar at en eldre feil kan løses ved en ny fil.

Et syntetisk tidsløp kan ha samme feilbeløp på 40 000 i to foretak. I det ene er neste årsregnskap ikke sendt. I det andre er det sendt før feilen undersøkes. Saksgrunnlaget er dermed forskjellig selv om både feilbeløp og ønsket ny PDF er identiske. Unngå å la en felles intern arbeidsmal skjule dette.

Bevar forskjellen mellom årsak og dokumentasjon

Veiledningen sier også at blant annet et senere rettsforlik eller hvem som fant feilen ikke alene er grunnlag for ny innsending. Beskriv derfor den konkrete regnskapsfeilen og hvorfor den har betydning. «Midlertidig versjon» er heller ikke en erstatning for at årsregnskapet skulle vært godkjent før innsending.

Bruk rapportenes ulike formål til å skille skatt fra offentlig regnskap, og kontrollspor til underlag til å forklare endringen. En avklart ansvarsmatrise gjør det synlig hvem som utarbeider, godkjenner og sender.

Den ferdige beslutningspakken bør bevare begge dokumentversjoner, datoene og begrunnelsen. Først da kan en ny medarbeider forstå hva som faktisk er korrigert, og hva som fortsatt er til vurdering hos registeret.