Løpende kontrolltelling: hva gjenstår før årets varetelling?

Lagerteamet har gjennomført over tusen tellinger i år. Økonomiansvarlig antar derfor at hele lageret er kontrollert. Men hvis de samme raske varene er telt hver uke, kan store deler av beholdningen fortsatt være uten datert telling. Tellebesøk og unike kontrollerte vareplasseringer må holdes fra hverandre.

En slik oversikt er nyttig i planleggingen før årets varetelling. Den etablerer ikke et generelt unntak fra krav til telling og dokumentasjon ved årsslutt. Kontinuerlig kontroll, en prøve av enkelte varer og det nødvendige årsgrunnlaget er forskjellige oppgaver.

Hva det årlige grunnlaget må kunne vise

Altinns veiledning om varetelling beskriver telling ved regnskapsårets slutt. Ved telling nær årsslutt må bevegelser frem til riktig tidspunkt kunne forklares. Listen skal vise varer, antall og verdi, og være datert og signert. Ukurante varer skal også inngå i dokumentasjonen.

Denne guiden supplerer den oppgaven med en lokal dekningsoversikt. Oversikten er ingen myndighetsgodkjent metode for å erstatte årsopptellingen. Bruk den til å se hvor arbeidet mangler og hvilke tidligere tellinger som trenger en bevegelsesbro.

Definer først hva som kan telles. Samme varevariant kan finnes på to lagersteder. En telling av den ene plasseringen dokumenterer ikke den andre. Den praktiske nøkkelen trenger derfor vare, plassering og relevant tidspunkt, ikke bare produktnavn.

Mange besøk hos få varer

I en syntetisk virksomhet finnes 1 000 vare- og plasseringskombinasjoner. De 20 mest omsatte kombinasjonene telles hver uke gjennom 52 uker. Tallene er oppdiktede, og vi forutsetter at samme 20 faktisk inngår hver gang.

De 1 040 besøkene er ikke et feil tall. De må bare brukes til riktig formål: hyppighet og arbeidsmengde. En fremdriftsrapport som deler besøk på totalomfanget, viser 104 prosent og kan dermed skjule de 980 kombinasjonene.

Det betyr heller ikke at de 980 er feil eller at beholdningen deres er null. Statusen er at de mangler telling i det viste kontrollgrunnlaget. Ukjent beholdning og fysisk bekreftet null skal ha forskjellige betegnelser.

Legg sammen utvalg uten å telle overlappen dobbelt

Anta at en annen kontrollrunde har 80 unike kombinasjoner. Ti av dem er blant de 20 som allerede er telt. Samlet unik dekning er da 20 + 80 − 10 = 90, ikke 100. Med det uendrede totalomfanget er dekningen ni prosent.

Overlappen må kunne identifiseres på vare og plassering. Å trekke fra ti fordi en medarbeider husker omtrent hvor mye som overlapper, gir svakt bevis. Bevar radene som viser hvilken kombinasjon hver telling gjelder.

Når en vare flyttes til et nytt lagersted, må referansen også forklares. Et navn som endres, skal ikke skape en ny fysisk kombinasjon uten grunnlag. En ny faktisk plassering skal heller ikke forsvinne fordi programmet bare viser varen som telt et annet sted.

Mål fullstendighet med en kjent nevner. Her er nevneren de aktuelle vareplasseringene. Den må oppdateres med dokumentert grunn når sortimentet eller lagerstrukturen endres, fremfor å fjernes for å gjøre prosenttallet penere.

Tellingens dato avgjør hva den forklarer

En telling i august dokumenterer ikke automatisk antallet ved desemberavslutningen. Finn senere kjøp, salg, flytting, svinn og returer som påvirker kombinasjonen. Kontroller at hendelsene faktisk går frem til den valgte datoen.

Et lagerøyeblikksbilde og bevegelsene har forskjellige roller. Hvis bevegelsesgrunnlaget er mangelfullt, bør den eldre tellingen markeres som utilstrekkelig for det nye tidspunktet. Et gammelt grønt merke kan ellers overleve flere måneder med uregistrerte endringer.

Også telletypen må oppgis. En full fysisk telling av en plassering er noe annet enn kontroll av et par synlige eksemplarer. Bevar faktisk omfang og metode, slik at mottakeren ikke tolker et stikkprøvebesøk som full plasseringstelling.

Planlegg fra hullene, ikke fra besøksantallet

Gi hver manglende eller tidsmessig uegnet kombinasjon et tydelig neste tiltak. Det kan være ny telling, avklaring av plassering eller dokumentert bevegelsesbro. Bestem hvem som følger opp, og hvilken dato grunnlaget skal være ferdig for.

Tellingens registreringsmåte må også være avklart. Å sette en fysisk totalsum og å legge til skannede enheter kan gi forskjellige resultater selv om kontrollplanen dekker riktig plassering.

Verdsetting og ukurans kommer i tillegg. En komplett datert mengdeoversikt beviser ikke at kostpris eller nedskrivningsgrunnlag er korrekt. Årets pakke må bevare både hva som er telt, hvilken dato det gjelder og de egne verdikildene.

En god rapport kan derfor vise høy kontrollhyppighet hos noen varer og fortsatt betydelige hull i årsgrunnlaget. Det er nyttig informasjon for planleggingen. Den skal ikke glattes ut til én prosent som får alle oppgaver til å se ferdige ut.