Leieavtale med kjøpsopsjon
Holde oversikt over leiebetalinger og en fremtidig kjøpsmulighet uten å likestille dem. Opsjonsvilkår, frist og pris må dokumenteres sammen med leieplanen.
En leieavtale kan gi en fremtidig rett til å kjøpe utstyret. Opsjonen trenger dokumentasjon selv om den aldri blir brukt. I et avtaleuttrekk bør løpende leie, mulig kjøp og faktisk opsjonsutøvelse være forskjellige hendelser. En kjøpspris i en kontrakt er ikke en gjennomført anskaffelse.
Registrer vilkår uten å opprette et kjøp
Bevar kontraktens identitet, utstyr som omfattes, leieperioden, opsjonsfristen og hva kjøpsprisen bygger på. En fast pris og en pris som skal beregnes ved utløp gir ulike databehov. Registrer også eventuelle betingelser for å bruke retten, og referanse til den avtalebestemmelsen som beskriver dem.
Opsjonsstatus bør kunne være åpen, utøvd, utløpt eller avklart som bortfalt. Disse er dokumentasjonsstatuser, ikke automatiske regnskapskategorier. En rutine som setter status til utøvd når siste leiefaktura betales, kobler to hendelser som ikke nødvendigvis har noen slik forbindelse.
En tenkt skriveravtale
Eksemplet er syntetisk, med beløp uten avgift. Det viser avtalespor og sier ikke om avtalen skal klassifiseres som finansiell eller operasjonell leie.
| Opplysning | Testverdi | Kontroll |
|---|---|---|
| Månedlig leie | 2 000 kroner | Sammenlign med fakturaplan |
| Avtalt løpetid | 36 måneder | Kontroller start og slutt |
| Samlet nominell leie | 72 000 kroner | 36 × 2 000 |
| Mulig kjøpspris | 8 000 kroner | Gjelder bare etter avtalevilkår |
| Opsjonsstatus | Ikke utøvd | Ingen dokumentert kjøpsbeslutning |
Å summere 72 000 og 8 000 til et allerede gjennomført kjøp på 80 000 kroner gir feil hendelsesbeskrivelse. Samtidig kan kjøpsmuligheten være relevant ved en faglig vurdering av avtalen. Datamodellen må bevare den uten å trekke vurderingen på vegne av ansvarlig person.
Beslutning, faktura og eierskifte
Ved utøvelse må melding til utleier, godkjenning og eventuelt kjøpsdokument kunne kobles til samme opsjon. Angi når retten ble brukt og hvilken eiendel beslutningen gjelder. Betaling av et beløp som ligner kjøpsprisen er ikke tilstrekkelig bevis dersom dokumentet gjelder en annen kostnad.
Prøv tidlig avslutning, forlengelse og opsjon på bare én av flere leide enheter. En kontraktsendring må ikke overskrive den gamle fristen uten historikk. Den som senere kontrollerer avtalen trenger å vite hvilke vilkår som faktisk gjaldt da beslutningen ble tatt.
Et systembytte kan bevare alle leiefakturaene og likevel miste den åpne kjøpsmuligheten. Ta derfor med en liste over uavklarte opsjoner som en egen dokumentleveranse. Listens hensikt er å sikre oppfølging; den er ikke en liste over kommende utgifter som sikkert vil oppstå.
Se omfangsavvik ved migrering når kontraktsdata ligger utenfor regnskapseksporten. Økonomisk klassifisering vurderes separat med blant annet NRS 8 som relevant kilde. Kontrollen bør godkjenne at vilkår og hendelser er bevart, ikke at en bestemt leiebehandling er riktig.
Bevar opsjoner som ble avslått
En dokumentert beslutning om å la kjøpsmuligheten utløpe er også nyttig historikk. Den forklarer hvorfor det ikke finnes et kjøpsdokument når kontrakten ellers viser en kjent kjøpspris.
- Registrer beslutningen og hvilken opsjon den gjelder.
- Koble eventuell retur av utstyret til en egen mottakskvittering.
At opsjonen ikke brukes, beviser ikke at leieavtalen samtidig er avsluttet på riktig måte. Datakontrollen bør derfor vise opsjonsstatus og utstyrsretur hver for seg. Dette hjelper en senere gjennomgang å finne åpne plikter uten å gjenåpne en beslutning som allerede er dokumentert.