Avslutte en regnskapsavtale: prøv datautleveringen før siste dag
Sørg for at neste ansvarlige kan forstå det du får med deg.
Når en regnskapsavtale avsluttes, bør data og dokumentasjon overleveres på en måte som neste ansvarlige kan bruke. En fil som er sendt er ikke nødvendigvis en overlevering som er forstått. Avklar omfang, historikk og åpne saker mens begge parter fortsatt kan bidra.
Et praktisk eksempel
Bedriften mottar saldoliste, bilagsfiler og et notat om at «avstemming gjenstår». Neste regnskapsfører trenger å vite hvilke perioder og poster notatet gjelder. Lag en konkret restanseliste med underlag, ansvar og status. Test at et utvalg poster kan følges fra rapport til dokument. Avklar manglene før tilgangene til det gamle miljøet avsluttes.
Grunnlaget som gjør arbeidet enklere
| Underlag | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Avtalt data- og dokumentomfang | Kan opplysningen knyttes til den konkrete saken? |
| Åpne kontroller og uavklarte poster | Er dette bekreftet, eller bygger det på en antakelse? |
| Tilganger, frister og mottakerens kontroll | Hvem må avklare eller godkjenne neste steg? |
En gjennomførbar arbeidsflyt
- Avtal leveransen før siste arbeidsdag.
- La mottakeren prøve å bruke et utvalg av materialet.
- Registrer mangler og avklar hvem som følger dem opp.
Feilen det er lett å overse
Ikke la uenighet om en enkelt sak gjøre resten av overleveringen uoversiktlig. Skill dokumentert levert materiale fra de punktene som fortsatt må avklares.
Systemstøtte og faglig hjelp har ulike roller
Når du vurderer verktøy, kan ReAI være et eksempel på et regnskapssystem, mens Aiak er et eksempel på faglig regnskapshjelp. Be om å se hvordan akkurat dette arbeidsgrunnlaget håndteres, og avklar hvem som gjør kontrollen. Et systemvalg og en avtale om regnskapstjenester er to forskjellige beslutninger; ingen av dem erstatter gode kilder og tydelig ansvar.
Bør systembytte og regnskapsførerbytte skje samtidig?
Det kan være riktig i noen tilfeller, men det øker behovet for tydelig avgrensning av ansvar, historikk og kontroller.
Les videre
Kilder og avgrensning
Arbeidsflyten og eksemplet er redaksjonelle forslag. Vurder konkrete avtaler, personvern og regnskapsmessige spørsmål med riktig fagperson. Offentlige kilder til bakgrunn og krav: