Bevar flere bankkontoer når hovedbokskontoen samles
Avstem hver bankidentitet separat når flere kildekontoer samles på én hovedbokskonto.
Bankkontoen er mer enn hovedbokskontoens nummer. To kontoer hos samme bank kan ha ulik valuta, kontoeier eller funksjon. En felles hovedbokskonto må ikke gjøre de faktiske bankkontoene uatskillelige. Dette gjelder særlig når gammel kontoplan har ett nummer per bankkonto.
Lag en oversikt med kildekonto, bankidentitet, valuta og saldo på flyttedatoen. Begrens tilgangen til fullstendige kontodetaljer. I kontrollrapporter til andre enn de som trenger dem, kan maskerte identifikatorer være tilstrekkelige.
Underregisteret skal avstemme
Syntetisk eksempel med to NOK-kontoer:
| Kildekonto | Bankidentitet i eksemplet | Saldo |
|---|---|---|
| K-Bank1 | Bank-A / Drift | 145 000 |
| K-Bank2 | Bank-A / Reserve | 55 000 |
| Målkonto med to underkontoer | Samlet hovedbok | 200 000 |
Hovedbokssaldoen 200 000 stemmer bare med bankgrunnlaget dersom 145 000 og 55 000 fortsatt kan følges separat. Kobles begge kildene til «Drift», kan samlet saldo være korrekt mens bankavstemmingen blir feil.
Kontroller derfor bankidentitet i tillegg til summer. Lik bank, likt navn eller lik valuta er svake kriterier alene. En bankkonto uten aktivitet i den valgte perioden kan dessuten kreve egen avklaring selv om den finnes i registeret.
Prøv bankavstemmingen før overtakelse
- Finn hver overført saldo igjen under riktig bankidentitet.
- Sammenlign med bankens kontoutskrift på samme dato.
- Skill uavklarte bankhendelser fra allerede bokførte bevegelser.
- Undersøk hvilke eksisterende bankregistre importen foreslår å gjenbruke.
I ReAI kan bankbalanser knyttes til underregistre ved import til fast kontoplan. Automatiske koblingsforslag må kontrolleres, særlig når flere bankkontoer har samme valuta. SAF-T-import innebærer heller ikke at en ny bankintegrasjon automatisk er etablert.
Godkjenn først når hver konto kan avstemmes uten å lene seg på totalen for alle banker. Stopp dersom en konto havner på feil identitet, valutaen er uklar eller en banksaldo mangler underregister.
Eksporterte saldoer viser ikke nødvendigvis ubehandlede kontoutskriftlinjer, betalingsoppdrag eller fullmakter. Kartlegg disse separat dersom de inngår i driftsbyttet. Dermed blir grensen mellom regnskapsdata og banktjeneste tydelig for dem som overtar.
Vurder også en konto med saldo null. Den kan fortsatt ha avstemmingsposter eller være planlagt brukt etter flytting. Bestem om bankidentiteten skal opprettes i mål eller bare bevares i arkivet. Nullsaldo er ikke et argument for å gjenbruke en annen banks identitet. En senere innbetaling må kunne plasseres på riktig faktisk konto, med en avklart rutine for nye hendelser og tilhørende dokumentasjon.
Se bankidentitet ved migrering og mapping av samlekontoer.