Flytt informasjon fra kontonummer til dimensjon
Avklar hvilke organisatoriske skiller som kan flyttes fra kontonummer til avdeling eller prosjekt uten informasjonstap.
En kontoplan kan bruke egne kontoer for hver avdeling selv om kostnadsarten er den samme. Ved overgang kan dette skillet passe bedre i en dimensjon. Kontoen beskriver da hva kostnaden gjelder, mens dimensjonen beskriver hvor den hører til.
Undersøk først om kildens kontonummer faktisk følger en stabil dimensjonsregel. Unntak må identifiseres. En nummerrekke som ser systematisk ut, kan inneholde samlekontoer eller historiske avvik.
To kontoer blir konto og avdeling
Syntetisk eksempel i kroner:
| Kildekonto | Ny kostnadskonto | Avdeling | Beløp |
|---|---|---|---|
| K-LeieNord | M-Leie | Nord | 30 000 |
| K-LeieSor | M-Leie | Sør | 20 000 |
| Samlet leie | M-Leie | Begge | 50 000 |
Etter overføring bør totalrapporten vise 50 000 og avdelingsrapporten vise henholdsvis 30 000 og 20 000. Hvis dimensjonen mangler, er kontosaldoen riktig mens den organisatoriske fordelingen er tapt.
Test også en post som gjelder begge avdelinger. Kontonummeret alene kan da være utilstrekkelig til å bestemme fordelingen. En dimensjon må ha et dokumentert grunnlag, ikke beregnes etter et tilfeldig forhold.
Skill gammel rapport fra ny drift
Avklar om mottakeren kan importere dimensjonen på saldoer eller bare støtte den ved ny føring. Det er forskjell på å få fremtidig avdelingsrapportering og å gjenskape tidligere månedstall. Krev en konkret prøve i aktuell rapport før behovet anses dekket.
Lagre gamle og nye dimensjonskoder med navn og gyldig periode. En avdelingskode som gjenbrukes etter omorganisering, trenger tidskontekst. Det samme gjelder prosjekter som er avsluttet, men fortsatt forekommer i arkivet.
- Kontroller at alle kontoer som følger regelen er med.
- Undersøk kontoer med blandet avdelingsbruk.
- Avstem dimensjonssummen mot kontosummen.
- Test filtrering og eksport fra den nye rapporten.
Godkjenn når både kontoart og dimensjon er bevart på det nødvendige detaljnivået. Hvis importfunksjonen ikke overfører dimensjonsdata, må dere velge et separat historisk rapportgrunnlag eller en annen dokumentert løsning.
Denne arbeidsmetoden er ingen påstand om at SAF-T eller en bestemt importer gjenskaper alle lokale rapportdimensjoner. Formatet, eksportørens faktisk leverte data og mottakerens støtte må vurderes sammen.
En dimensjon kan ha flere verdier over tid dersom avdelingen ble omorganisert. Bestem om nye koder skal gjelde bare fremover eller også brukes i omarbeidede sammenligningstall. Begge valg krever dokumentasjon. Test en historisk måned mot den opprinnelige rapporten før dere beskriver omleggingen som tapsfri. Hvis bare saldodata finnes, må grensen for historisk dimensjonsanalyse oppgis tydelig, og arkivets alternative rapportgrunnlag må kunne gjenfinnes.
Se egne kontoer og historiske prosjekter.