Dokumenter egenkapitalkontoer ved systembytte
Bevar skillet mellom egenkapitalkomponenter og årets resultat ved overføring til ny kontoplan.
Egenkapitalen kan bestå av flere komponenter med forskjellig bakgrunn. En samlet netto er nyttig som kontroll, men forklarer ikke kapitalinnskudd, opptjent egenkapital og resultat som ennå ikke er disponert. Mappingen skal bevare de skiller som fortsatt trengs i regnskapet.
Hent saldobalanse, relevant egenkapitalavstemming og dokumentasjon for endringer. Kontroller om eksporten er tatt før eller etter årsavslutning. Den forskjellen påvirker hvilke saldoer som finnes på resultat- og egenkapitalkontoene.
Samme total, ulik forklaring
Syntetisk eksempel i kroner, med kreditbeløp vist positivt:
| Komponent | Beløp | Grunnlag |
|---|---|---|
| Innskutt kapital | 100 000 | Dokumentert kapitalhistorikk |
| Tidligere opptjent egenkapital | 80 000 | Tidligere avslutning |
| Årets resultat | 25 000 | Resultatrapport |
| Samlet egenkapital inklusive årets resultat | 205 000 | Avstemming |
Hvis alt legges på én konto for innskutt kapital, stemmer 205 000 som total, men kapitalens sammensetning er feil fremstilt. Hvis årets resultat også legges inn separat etterpå, blir totalen feilaktig 230 000.
Eksemplet er ikke en disponeringsinstruks. Virksomhetsform, periode og faktiske beslutninger må vurderes før konkrete posteringer gjøres.
Kontroller årsavslutningen
Finn ut om målimporten bare overfører saldoer, eller også gjennomfører en avslutningsrutine. Ikke anta at importerte resultatkontoer automatisk nullstilles mot egenkapital. Dokumenter eventuell etterfølgende årsavslutning som en egen handling.
Ved flere regnskapsår må inngående saldo i neste år kunne avstemmes mot avslutningen i det forrige. En uventet egenkapitalpost kan skyldes feil periode, dobbelt overført resultat eller et reelt kildeavvik.
- Kontroller hver egenkapitalkomponent mot underlaget.
- Sammenlign både sum og fortegn før og etter mapping.
- Bevar begrunnelse for endret kontopresentasjon.
- Undersøk uventede automatiske utjevningsposter.
Godkjenn når beløpene stemmer og historien bak egenkapitalen fortsatt kan forklares. Stopp når en utjevningspost brukes til å dekke et avvik uten kjent årsak. En importeradvarsel må behandles som et kontrollpunkt, ikke en dokumentert regnskapsbeslutning.
Ved uklart grunnlag bør regnskapsfører få avstemmingen og kapitaldokumentene før kontomapping fastsettes. Da kan eventuell retting besluttes med riktig periodekontekst.
Kontroller særskilt en kildesaldo som er ført direkte mot egenkapital uten en vanlig resultatkonto. Finn den dokumenterte hendelsen og relevant beslutning før målet velges. En import bør ikke gjøre alle slike poster til generell opptjent egenkapital av bekvemmelighet. Bevar også hvor balansen i den gamle årsrapporten kommer fra. Dermed kan kontrolløren skille mellom ny kontopresentasjon og en faktisk endring i kapitalens sammensetning.
Se fortegnskontroll og overtakelsesprotokoll.
Kilder
Gjeld med lavere prioritet
En egenkapitalavstemming skal ikke behandle et eksisterende lånekrav som kapital bare fordi långiveren står bak andre kreditorer. Undersøk ansvarlig lån og dokumentert gjeldskarakter før et slikt beløp får ny presentasjon. Avtalen om prioritet og dokumentasjonen av en eventuell senere kapitalhendelse svarer på forskjellige spørsmål.
En etablert konverteringsrett i et lån krever også sin egen statuskontroll. Rett til aksjer og allerede utstedte aksjer skal ikke blandes i kapitalhistorikken.