Vurder egne kontoer før overgang til fast kontoplan
Kartlegg hvorfor egne kontoer finnes, og avgjør hvilke skiller som må videreføres i en fast kontoplan.
Egne kontoer kan beskrive en økonomisk kategori, en bankkonto, en avdeling eller bare et tidligere rapportønske. Før overgang til fast kontoplan må dere finne ut hvilken rolle hver konto har. Det er formålet med skillet som avgjør hvor informasjonen skal plasseres videre.
Lag en liste med kontoens bruk, saldo, aktivitet og rapporter som er avhengige av den. Snakk med dem som faktisk bruker rapportene. En kontoplan kan inneholde gamle skiller som ingen trenger, samtidig som en liten konto er avgjørende for en avtale eller avstemming.
Tre forskjellige behov bak egne kontoer
Syntetisk eksempel med lokale kontokoder:
| Egen konto | Hvorfor den finnes | Mulig videreføring |
|---|---|---|
| K-FraktNord | Kostnad for ett driftsområde | Kostnadskonto og dimensjon |
| K-BankReserve | Separat faktisk bankkonto | Bankkonto og underregister |
| K-GebyrGammel | Historisk rapportskille | Dokumentert sammenslåing |
Mulighetene i siste kolonne må prøves i mottakersystemet. Et foreslått felt er ikke tilstrekkelig hvis det ikke kan brukes i relevante rapporter eller ikke følger importerte data.
Ta beslutningen på rapportbehovet
For K-FraktNord må dere vite om skillet trengs på saldo, på nye transaksjoner eller på hele historikken. En dimensjon som bare legges på nye bilag, vil ikke gjenskape gamle sammenligningstall. Da kan historiske rapporter måtte beholdes i arkivet.
For bankkontoen er identitet viktigere enn det gamle hovedboknummeret. En samlekonto kan være egnet når de separate banksaldoene fortsatt fremgår i underregisteret og kan avstemmes.
ReAI bruker fast kontoplan ved SAF-T-import. Vurder derfor behov for egen kontostruktur før overgangen, og kontroller hvilke underregistre som støtter de faktiske saldoene. Ikke lov at alle lokale kontoer kan opprettes uendret.
- Bevar en forklaring på hvert nødvendig kontoskille.
- Finn et faktisk støttet mål for informasjonen.
- Test minst én rapport som brukte den egne kontoen.
- Dokumenter når en sammenslåing er akseptert og hvorfor.
Godkjenn når nødvendige skiller fortsatt fungerer i den avtalte arbeidsflyten. Velg en annen løsning eller et separat rapportgrunnlag dersom fast kontoplan ikke dekker et vesentlig behov.
Kartleggingen er ikke en vurdering av om hver historisk post var riktig bokført. Kontoer med blandet innhold kan kreve en særskilt faglig avklaring før mappingen bestemmes.
En kontoliste med mange egne koder kan gi inntrykk av et mer komplekst behov enn virksomheten faktisk har. Undersøk hvilke rapporter som blir brukt til beslutninger, og hvilke som bare var midlertidige. Et kontoskille kan avvikles når behovet er dokumentert bortfalt. Bevar likevel forklaringen på historiske tall. Denne gjennomgangen gjør det mulig å forenkle fremtidig føring uten å miste kontrollen over tidligere regnskapsperioder.
Se informasjon i dimensjoner og kontoplanens samlekontoer.