Når én kildekonto må deles i flere målkontoer
Finn et dokumentert fordelingsgrunnlag når én kildekonto rommer flere typer kostnader eller balanser.
Én konto kan inneholde flere økonomiske forhold som må skilles i neste system. Da holder det ikke å velge en målkonto fra en nedtrekksliste. En oppdeling krever opplysninger som begrunner hver del. Kontonavnet alene gir sjelden et slikt grunnlag.
Avklar først om oppdelingen gjelder saldo på flyttedatoen eller historiske transaksjoner. En saldo kan noen ganger deles ved hjelp av en avstemmingsspesifikasjon. Historiske bevegelser krever et grunnlag per post dersom de skal gjenskapes med det nye skillet.
Fordeling fra underlag
Syntetisk eksempel i kroner, uten avgiftsberegning:
| Del av kildekonto K-Blandet | Underlag | Ny plassering | Beløp |
|---|---|---|---|
| Betalt leie for neste periode | Periodiseringsplan | Forskuddsbetalt kostnad | 24 000 |
| Leie som gjelder avsluttet periode | Faktura og periode | Leiekostnad | 16 000 |
| Samlet kildebeløp | Kontospesifikasjon | To mål | 40 000 |
Fordelingen 24 000 + 16 000 = 40 000 bevarer totalen. En vilkårlig fordeling på 50 prosent ville også bevart totalen, men ville ikke forklart tidsavgrensningen.
Før en endring gjennomføres, må regnskapsansvarlig vurdere om dette er en ren presentasjonsendring eller en retting av tidligere bokføring. Et migreringsverktøy skal ikke brukes til å skjule en regnskapsmessig korreksjon.
Velg gjennomføringsmåte
Hvis importen bare støtter ett mål per kildekonto, avtal en separat, dokumentert løsning. Muligheter kan være en rettet kildeeksport eller et kontrollert omposteringsbilag, avhengig av periode, system og rettingsadgang. Test løsningen med en liten kopi av grunnlaget før hele saldoen flyttes.
ReAIs kontomapping har én målkonto per kildekonto. Ikke planlegg en automatisk prosentvis oppdeling som en eksisterende importerfunksjon. Behovet må avklares før systembyttet, og opprinnelig kildeunderlag må beholdes.
Kontroller følgende ved beslutningen:
- Fordelingsgrunnlaget identifiserer beløpene, ikke bare prosenter.
- Summen av målene er identisk med kilden i samme valuta.
- Kontoarten og periodetilhørigheten er vurdert for hver del.
- Etterkontrollen kan følge delene tilbake til opprinnelig spesifikasjon.
Manglende detaljer kan gjøre en pålitelig oppdeling umulig. Da bør den uavklarte delen beholdes synlig fremfor å bli fordelt etter skjønn uten dokumentasjon.
Vær særlig oppmerksom på en kildekonto som inneholder både saldo og motpost til den samme hendelsen. Fordeler dere bare sluttbeløpet, kan historisk kostnadsføring bli uforståelig. Bestem derfor om fordelingen skal forklare balansen på flyttedatoen eller gjenskape periodens bevegelser. Bevar beregningen for begge dersom begge inngår i leveransen. Manglende transaksjonsdetalj skal registreres som en grense i løsningen, ikke erstattes med en antatt fordelingsnøkkel.
Se forskuddsbetalte kostnader og beslutningslogg for mapping.