Ta med historiske kontoer i mappingdokumentasjonen
Kartlegg inaktive kontoer med historiske bevegelser selv når saldoen ved flytting er null.
En konto som er stengt for ny føring, kan fortsatt være nødvendig for å forklare tidligere regnskapsdata. Inaktiv status og nullsaldo betyr ikke at kontoen er uten dokumentasjonsverdi. Skill hva som skal være aktivt i det nye systemet, fra hva som skal bevares i mappinghistorikken.
Ta ut både kontoregister og bevegelsesoversikt for perioden dere har avtalt å bevare. En eksport som bare viser dagens aktive kontoer, kan miste kontoer som brukes av historiske posteringer.
Nullsaldo kan ha betydelig aktivitet
Syntetisk eksempel i kroner:
| Konto | Inngående saldo | Debetbevegelse | Kreditbevegelse | Utgående saldo |
|---|---|---|---|---|
| K-Gammel | 0 | 240 000 | 240 000 | 0 |
| K-Stengt | 12 000 | 0 | 12 000 | 0 |
Begge kontoene har nullsaldo på sluttdatoen. Den første har 480 000 i samlet debet- og kreditaktivitet. Den andre viser avslutningen av en tidligere balanse. Fjerner man registerpostene, blir forklaring av historikken vanskeligere.
Bestem hvilken rolle kontoen skal ha
For saldoimport kan en nullkonto ofte være uten overført beløp. Dokumenter likevel hvorfor den ikke gir en post i målet. For transaksjonsarkiv må kontoen fortsatt kunne identifiseres der den forekommer. Disse beslutningene bør ikke gjemmes bak én status som heter «utelatt».
Et nytt kontoregister trenger ikke åpne alle gamle kontoer for videre bokføring. Bevar dem heller som historiske identiteter i arkiv og koblingstabell dersom mottakeren har en annen aktiv kontoplan. Historisk lesbarhet og fremtidig kontobruk er ulike behov.
Kontroller spesielt kontoer som ble erstattet etter fusjon, navneendring eller endret rapportering. En beskrivelse som bare sier «se ny konto», bør suppleres med periode og faktisk gammel identitet.
- Finn inaktive kontoer som forekommer i historiske linjer.
- Kontroller at registerbeskrivelse og konto-ID følger arkivet.
- Avklar om nullsaldoen skyldes utligning eller manglende eksport.
- Dokumenter hvilke kontoer som ikke skal brukes fremover.
Godkjenn håndteringen når en historisk transaksjon kan forklares uten å rekonstruere kontoregisteret fra hukommelsen. Stopp dersom inaktive kontoer er borte fra data som fortsatt viser til dem.
Denne kontrollen dokumenterer historisk sporbarhet; den innebærer ikke at et nytt system skal importere alle gamle transaksjoner. Avtal saldo, historikk og arkiv som separate leveranser.
Et nytt uttrekk kan ha andre kontoer enn prøveeksporten, selv når perioden er den samme. Sammenlign registermengden på nytt før endelig import. Hvis en gammel konto blir reaktivert for en korrigering, må den fortsatt ha en avklart behandling. Bevar derfor status som metadata fremfor å gjøre den til permanent eksklusjonsregel. Det gir en mer robust mapping når sluttgrunnlaget endres underveis i prosjektet.
Se saldo eller historikk og kontomapping tilbake til kilde.