Bruk kontonavn som støtte uten å gjøre det til fasit
Bruk navn og beskrivelser som søkehjelp, og bekreft kontokoblingen med posteringer og saldoart.
Kontonavnet er et nyttig sted å begynne når en konto skal kobles til et nytt system. Det er likevel en etikett som kan være kort, foreldet eller lokalt definert. Et navn er et forslag til tolkning, ikke et bevis på regnskapsmessig innhold.
Se etter kontoens faktiske bruk i posteringer, bilag og avstemming. Undersøk også om navnet ble endret i perioden. Eksporten kan vise dagens beskrivelse selv når tidligere bilag ble ført med en annen forståelse.
Når to navn skjuler forskjellige saldoer
Syntetisk eksempel i kroner:
| Kildekonto | Navn | Faktisk innhold | Saldo |
|---|---|---|---|
| K-1 | Forsikring | Betaling for kommende periode | 18 000 |
| K-2 | Forsikringer | Kostnad for avsluttet periode | 12 000 |
Ordene er nesten like. Den økonomiske forskjellen er tidsavgrensningen. En mapping basert på navnelikhet kan derfor plassere 18 000 feil i resultatet eller fjerne nødvendig periodiseringsinformasjon.
Tabellen beskriver et forenklet tilfelle. Vurderingen av den konkrete betalingen krever avtalens dekningsperiode og virksomhetens regnskapsgrunnlag.
Bygg et etterprøvbart forslag
Registrer navn, kontoart, vanlig bilagstype, normal saldo og eventuell motpart. Forslaget bør vise hvilket underlag som støtter valgt mål. Et navn som «diverse», «annet» eller «midlertidig» bør utløse nærmere kontroll, særlig når beløpet er vesentlig.
Navnelikhet kan brukes til å prioritere mulige mål i en manuell gjennomgang. Behold også alternative tolkninger dersom bilagsutvalget peker i flere retninger. En bred konto kan kreve oppdeling eller en annen videreføringsmodell.
- Les både kortnavn og eventuell lengre beskrivelse.
- Ta prøver fra ulike måneder, ikke bare siste postering.
- Undersøk kreditposter som avviker fra normal bruk.
- Kontroller om målet har andre krav til underregister.
Godkjenn når navnet og faktisk bruk peker mot samme økonomiske kategori. Stopp når beskrivelsen er eneste grunnlag eller når prøvene viser blandet innhold. Dokumenter hva som mangler for å ta beslutningen.
Det kan være riktig å forbedre et kontonavn i den nye kontoplanen. Bevar likevel den gamle beskrivelsen i koblingstabellen, slik at historiske rapporter og spørsmål fortsatt kan forstås. En ny etikett skal ikke skrive om hva kilden faktisk inneholdt.
Korte navn fra integrasjoner kan være særlig tvetydige. En etikett som «gebyr» kan dekke bankkostnad, betalingsformidling eller noe annet. Finn et konkret bilag og beskriv hendelsen før målkontoen velges. Hvis navnet er maskinoversatt eller forkortet, bevar også original beskrivelse. Da kan en senere kontroll se hva forslaget faktisk bygde på, og unngå å gi den nye etiketten større faglig betydning enn den har.
Se like kontonumre og oppdeling av kildekonto.