Likheten i kontonummer kan skjule ulikt innhold
Kontroller kontoens bruk og registerkrav selv når kilde og mål har identiske kontonumre.
Et identisk kontonummer kan utløse et automatisk forslag i importen. Det er praktisk, men nummeret beviser ikke at kontoene brukes likt. Kontokoblingen må vurderes mot økonomisk innhold og nødvendige detaljer. Lokale kontoplaner kan ha blitt tilpasset over mange år.
Hent kontobeskrivelse, et representativt bilagsutvalg og saldoavstemming fra kilden. Les deretter beskrivelsen og eventuelle underregisterkrav i mottakeren. Denne sammenligningen bør skje før nummerlikhet godtas som en endelig mapping.
Samme kode, ulike opplysninger
Tabellen viser et syntetisk tilfelle. K-1900 er en lokal kode, ikke en anbefaling om bestemt kontobruk.
| Egenskap | Kildens K-1900 | Mottakerens K-1900 |
|---|---|---|
| Bruk | To betalingskontoer samlet | Én kassebeholdning |
| Detalj | Bankreferanse per linje | Ingen bankidentitet |
| Saldo | 72 000 kroner | Foreslått 72 000 kroner |
Saldoen kan overføres uten differanse, samtidig som bankoppfølgingen forsvinner. En kontroll begrenset til beløp vil derfor gi et misvisende grønt resultat.
Undersøk også uvanlige posteringer. En konto kalt «drift» kan ha både investeringer og løpende kostnader. Det kan skyldes feil bokføring, en intern samlekonto eller en rapporteringspraksis som krever særskilt forklaring.
Slik vurderes nummerlikheten
- Beskriv hvilken kontoart kilden faktisk representerer.
- Kontroller om målet krever kunde, leverandør, bank eller annen detalj.
- Prøv en normal post, en kreditpost og en post nær periodeslutt.
- Registrer godkjenning eller overstyring med begrunnelse.
Automatiske nummerforslag kan brukes når kontoinnholdet er stabilt og stemmer med målet. Manuell vurdering er nødvendig ved egne kontoer, blandet innhold eller endret underregister. Unngå å godkjenne alle nummerlike kontoer i én operasjon uten å ha undersøkt risikokontoene.
ReAIs kontoresolver kan bruke eksakt nummerlikhet, mens en eksplisitt brukerangitt mapping går foran. Derfor er den lagrede, godkjente mappingen viktigere som kontrollgrunnlag enn et skjermbilde av det opprinnelige forslaget.
Dette er en metode for egnethetsvurdering, ikke en offentlig kontoplansertifisering. En kontosaldo kan være riktig overført selv om rapportklassifiseringen fortsatt trenger faglig gjennomgang. Skill slike avvik i kontrollrapporten.
Nummerlikhet bør også kontrolleres når et selskap tidligere har byttet kontoplan uten å bytte alle kontonumrene. Samme kode kan da ha forskjellig bruk før og etter endringen. Finn relevante gyldighetsperioder fra kontospesifikasjon og dokumentert praksis. Hvis eksporten bare har dagens beskrivelse, bør kontrollnotatet bevare den historiske forskjellen. Det forhindrer at dagens forståelse brukes som fasit for hele datasettet, og viser hvilke prøver som faktisk trengs.
Se kontonavn som støtte og resultat mot balanse.