Flytt leverandørbalanser uten å miste åpne poster
Skill leverandørsaldo fra fakturadetaljer og kontroller at betalingsoppfølgingen kan fortsette etter migrering.
Leverandørgjelden i hovedboken kan stemme selv om informasjonen som trengs til betaling, mangler. Saldo per leverandør er ikke det samme som åpne fakturaer med forfall og betalingsreferanse. Avklar begge leveransene før kontomapping godkjennes.
Bruk samme flyttedato for hovedbok, leverandørspesifikasjon og listen over åpne fakturaer. Ta med kreditnotaer og delbetalinger, og undersøk om fakturaer som ligger i et betalingsoppdrag allerede er inkludert.
Fra saldo til betalingsbehov
Syntetisk eksempel i kroner, med gjeld vist som positive restbeløp:
| Dokument | Opprinnelig beløp | Betalt eller kreditert | Rest |
|---|---|---|---|
| Faktura L-1 | 30 000 | 10 000 | 20 000 |
| Faktura L-2 | 12 000 | 0 | 12 000 |
| Kreditnota L-3 | -4 000 | 0 | -4 000 |
| Leverandør samlet | 28 000 |
Hovedbokens tilsvarende kreditsaldo er 28 000. Dersom målet bare mottar én leverandørsaldo, kan systemet likevel mangle hvilke 20 000 som skal betales på L-1. Det er et omfangsspørsmål, ikke nødvendigvis en summeringsfeil.
Kontroller mer enn kontonummer
Sammenlign leverandør-ID, juridisk identitet og konto i kilden med målregisteret. Kontroller særlig lignende navn, utenlandske leverandører og endrede organisasjonsforhold. Betalingskonto skal verifiseres gjennom avtalt sikker rutine; en gammel registerverdi bør ikke automatisk bli grunnlag for en ny utbetaling.
ReAIs SAF-T-import er en saldooverføring til fast kontoplan med underregistre. Den må ikke beskrives som automatisk overføring av full fakturahistorikk, vedlegg eller alle åpne betalingsoppdrag. Kartlegg hvordan rester og dokumenter skal håndteres i den konkrete overgangen.
En nyttig akseptansetest er å velge én delbetalt faktura, én kreditnota og én leverandør med flere poster. Vis kildesaldo, målsaldo og hvor dokumentgrunnlaget finnes. Bekreft også hvem som håndterer betalinger som skjer mellom eksport og oppstart.
Godkjenn når leverandørbalansene stemmer og betaling kan skje med riktig referanse uten å gjette. Stopp dersom resten er uklart beregnet eller de samme fakturaene kan bli betalt fra begge systemer. En differanse som er liten i hovedboken, kan fortsatt gjelde et helt dokument.
En faktura som er lagt i betalingsforslag, men ikke utført av banken, skal ikke uten videre regnes som betalt. Sammenlign betalingsstatus med bankresultatet ved flytting. Bevar hvem som følger opp eventuelle avviste betalinger. Hvis betalingene fullføres i kilden etter at saldoen er eksportert, må endringen dokumenteres i overgangen. Ellers kan en riktig opprinnelig rest bli stående som ubetalt også etter faktisk oppgjør.
Se delbetalinger og kreditnota og utligning.
Kilder
Etter overføringen bør lukket reskontro og fakturaens betalingsstatus kontrolleres separat. En fri motpost kan gi nullsaldo uten at den registrerte fakturaens oppgjør eller eventuell faktisk bankbetaling er forklart.