Kontroller kontomapping når flere kildekontoer blir én
Avstem sammenslåtte kontoer og bevar forklaringen på hvilke kildesaldoer som inngår i den nye kontoen.
Når flere kildekontoer kobles til samme målkonto, endres detaljnivået selv om regnskapet fortsatt balanserer. Summen må stemme, og innholdet må fortsatt kunne forklares. En samlekonto kan være egnet for hovedboken, men utilstrekkelig for oppfølging av bank, kunder eller prosjekter.
Begynn med kontoenes faktiske bruk. Ta ut saldo, bevegelser, kontobeskrivelse og eventuelle underregistre på samme dato. Et lavt kontonummeravvik sier lite om kontoene representerer samme økonomiske forhold.
Tre kildesaldoer, ett kontrollpunkt
Dette er et syntetisk eksempel i kroner. Kontokodene er lokale eksempelkoder.
| Kildekonto | Saldo debet minus kredit | Målkonto |
|---|---|---|
| K-A | 82 000 | M-Samlet |
| K-B | 19 000 | M-Samlet |
| K-C | -6 000 | M-Samlet |
| Forventet samlet saldo | 95 000 | M-Samlet |
Hvis målsaldoen blir 101 000, er kreditbeløpet på K-C trolig utelatt eller behandlet feil. En kontroll som bare summerer positive saldoer, ville ikke oppdaget årsaken.
Undersøk deretter om K-C er en korreksjon til samme beholdning eller en egen forpliktelse. Regnemessig sammenslåing er ikke i seg selv faglig grunnlag for å nettoføre ulike forhold.
Bevar det som hovedboken mister
En avstemmingstabell bør vise kildekonto, målkonto, gyldig periode, saldo og begrunnelse. Dersom skillet fortsatt trengs i drift, velg en dokumentert underkonto eller dimensjon som mottakersystemet faktisk støtter. Et regneark uten kobling til etterfølgende posteringer løser bare overgangskontrollen.
- Kontroller samlesaldoen med fortegn, også for små restbeløp.
- Prøv en rapport som tidligere skilte kildene.
- Undersøk om samme motpart forekommer på flere kontoer.
- Dokumenter hvilken detalj som beholdes i arkivet, og hvilken som brukes videre.
I ReAI skjer SAF-T-import til en fast kontoplan, med relevante underregistre. Dette gjør kontroll av samlekonto og underregister særlig viktig; det er ikke et løfte om at alle gamle kontodetaljer blir egne kontoer.
Godkjenn koblingen når både beløp og nødvendig oppfølging er bevart. Stopp når sammenslåingen skjuler forskjellige balansearter eller fjerner en nødvendig motpart. En balansert import dokumenterer ikke alene at valgt klassifisering er riktig.
En samlekonto bør også prøves med senere bevegelser. Hvis kildene tidligere hadde forskjellige rapportfiltre, må dere se om den nye oppfølgingen faktisk skiller dem. Et bevart åpningsregneark hjelper ved overtakelsen, men fanger ikke nødvendigvis nye posteringer. Skriv derfor ned hvilket systemfelt eller hvilken rutine som skal opprettholde skillet etter første driftsdag, og hvem som undersøker når samlesaldoen senere ikke lar seg avstemme.
Se også retur fra mål til kilde og bankenes underkontoer.