Bevar forskuddsbetalte kostnader i ny kontoplan
Avstem forskuddsbetalte kostnader og sørg for at den resterende periodefordelingen kan følges etter kontoplanbytte.
En forskuddsbetalt kostnad gjelder en ytelse som helt eller delvis tilhører senere perioder. Kontomapping må bevare både balansen og grunnlaget for senere kostnadsføring. Riktig saldo ved flytting er ikke nok hvis neste periodes fordeling er ukjent.
Hent periodiseringsplanen med opprinnelig beløp, dekningsperiode, allerede kostnadsført del og resterende saldo. Avklar om siste planlagte postering er utført før uttrekket. Dette bør kontrolleres før saldoen sammenlignes med målsystemet.
En halvårlig rest
Syntetisk eksempel med lineær månedlig fordeling, uten avgift:
| Opplysning | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Betaling for januar–desember | 12 måneder | 24 000 |
| Månedlig kostnad | 24 000 / 12 | 2 000 |
| Kostnadsført januar–juni | 6 × 2 000 | 12 000 |
| Rest ved utgangen av juni | 24 000 - 12 000 | 12 000 |
Når flyttedatoen er etter juniavslutningen, skal eksemplets rest dekke juli–desember. Import av full betaling som forskuddsbetalt saldo ville overvurdere eiendelen med 12 000.
Lineær fordeling passer ikke nødvendigvis alle avtaler. Formålet med tabellen er å vise kontrollen av brukt og gjenstående del, ikke å fastsette periodiseringsmetode for et konkret kjøp.
Flytt planen eller dokumenter en ny
Undersøk om mottakeren kan importere eksisterende plan. Hvis bare hovedbokssaldoen overføres, må dere etablere en dokumentert videreføring. Bevar koblingen mellom gammel plan, fakturagrunnlag og ny behandling. Ikke opprett en ny fullårsplan med hele beløpet når deler allerede er kostnadsført.
Kontroller fremtidige posteringer i kilden. En gammel automatikk som fortsetter etter flytting, kan gi dobbelt kostnad dersom den nye planen også kjører. Ansvar for å avslutte eller avgrense den gamle rutinen må være tydelig.
- Avstem restsummen for alle åpne planer mot hovedboken.
- Kontroller datoen for siste utførte periodisering.
- Prøv første postering etter flyttedatoen.
- Dokumenter hvem som følger opp avvik og planendringer.
Godkjenn når balansen og videre periodefordeling henger sammen. Stopp dersom dekningsperioden eller brukt beløp ikke kan dokumenteres. En samlet saldo kan da beholdes som et synlig avvik fremfor å bli fordelt vilkårlig.
En plan kan bli endret fordi avtalen avsluttes eller beløpet korrigeres. Ved flytting trenger dere da både opprinnelig grunnlag og gjeldende restplan. Kontroller at en ny plan ikke starter månedsberegningen på nytt. Hvis en sisteperiodejustering brukes for øreavrunding, skal den følge dokumentert rest. Bevar disse opplysningene selv om hovedboken viser én samlet saldo; det er planen som forklarer den etterfølgende kostnadsføringen.
Se entydig flyttedato og historiske beregningsregler.