Stopp koblinger mellom resultatkontoer og balansekontoer
Oppdag kontokoblinger som endrer forskjellen mellom periodens kostnad og en eiendel eller forpliktelse.
En kontokobling kan bevare debet og kredit, men endre resultatet vesentlig. Det skjer når en kostnad havner på en balansekonto eller en eiendel blir behandlet som periodens kostnad. Kontotype må kontrolleres separat fra den samlede importbalansen.
Del kildens kontoer i økonomiske kategorier før mapping. Undersøk deretter målkontoenes funksjon. Kontonummerintervaller kan hjelpe, men lokale tilpasninger gjør at de ikke bør være eneste kontroll.
Nullsum med feil resultat
Syntetisk eksempel i kroner, uten avgift:
| Kildepost | Beløp | Riktig økonomisk kategori | Feil mål |
|---|---|---|---|
| Betalt løpende tjeneste | Debet 18 000 | Periodens kostnad | Eiendel |
| Bankbetaling | Kredit 18 000 | Bank | Bank |
Begge versjonene balanserer. Feil mapping viser likevel 18 000 for mye i eiendeler og 18 000 for lite i kostnader i den aktuelle perioden. Den samme feilen kan skjules i en stor saldoimport.
Eksemplet forutsetter at tjenesten faktisk gjelder perioden. Dersom betalingen gjelder en fremtidig ytelse, må periodisering vurderes på underlaget. Kontrolldesignet skal oppdage mulig feil; det skal ikke avgjøre regnskapsbehandling uten faktagrunnlag.
Bruk en krysskontroll
Lag en tabell med kildekategori og målkategori. Marker alle koblinger på tvers av resultat og balanse. Undersøk årsakene enkeltvis: feil forslag, omklassifisering, blandet kildekonto eller en planlagt retting.
For en overgang som bare flytter saldoer, avklar hvilke resultatkontoer som inngår, hvilken periode de representerer og hvordan senere årsavslutning håndteres. Ikke forutsett at systemet automatisk omgjør importerte resultatlinjer til egenkapital.
- Sammenlign resultat og balanse før og etter mapping.
- Finn de enkelte koblingene bak hver differanse.
- Kontroller store beløp og sjeldent brukte kontoer mot bilag.
- Dokumenter planlagte omklassifiseringer med egen begrunnelse.
Godkjenning krever at endringen er forklart på kontonivå. Hvis resultatet avviker uten en dokumentert årsak, bør mappingen ikke brukes selv om totalbalansen er null. Et sentralt akseptansepunkt er at mottakerens rapporter viser den avtalte periodens økonomiske innhold.
Ved usikker behandling av større investeringer eller periodiseringer bør regnskapsansvarlig få underlaget til vurdering før importen gjennomføres.
En rapportdifferanse kan også skyldes at målet bruker andre presentasjonslinjer innenfor samme kontoart. Skill dette fra en faktisk overgang mellom resultat og balanse. Dokumenter hvor saldoen vises og hvorfor. Først når denne forskjellen er forstått, kan kontrolløren avgjøre om mappingen er korrekt eller trenger endring. En rapportvisning som ser annerledes ut, bør derfor utløse undersøkelse fremfor automatisk ompostering av de importerte beløpene.
Se avskrivninger og eiendeler og periodiserte kostnader.