Kontroller om mappingen kan forklares tilbake til kilden
Bevar en koblingstabell som viser alle kildesaldoene bak en ny kontosaldo.
En kontomapping kan være mange-til-én. Da finnes det ikke nødvendigvis én kildekonto som svarer til den nye saldoen. Tilbakesporing krever hele kildemengden og beregningsgrunnlaget, ikke en omvendt oppslagstabell med bare ett treff.
Definer hvilken retur dere trenger. Å forklare en målsaldo tilbake til kildedata er noe annet enn å kunne gjenopprette hele det gamle systemet eller automatisk reversere importen.
Én målrad har tre kilder
Syntetisk eksempel i kroner:
| Målkonto | Kildekonto | Signert bidrag |
|---|---|---|
| M-Drift | K-1 | 22 000 |
| M-Drift | K-2 | 8 000 |
| M-Drift | K-3 | -2 000 |
| Forklart målsaldo | Alle tre | 28 000 |
Et enkelt omvendt oppslag som bare returnerer K-1, ville forklart 22 000 og etterlatt 6 000 uten synlig grunnlag. En riktig retur viser alle tre radene med samme mappingutgave og periode.
Hvis mappingen også brukte en dimensjon, bankidentitet eller annen underregisterkobling, må disse opplysningene inngå i returen. Kontonummer alene kan da være for grovt.
Bevar grunnlaget ved kjøringen
Lagre original eksport, kilde-ID, mappingutgave og importens resultatrapport. Bevar både automatisk foreslått behandling og relevante manuelle overstyringer. Resultatets kobling til disse opplysningene bør være stabil selv om arbeidsutkast slettes senere.
Test returen med en valgt målpost og en valgt rapportlinje. Finn hvilke kilder som inngår, hvordan beløpet er beregnet, og hvor dokumentasjonen ligger. Prøv også en konto som ble utelatt; en full forklaring omfatter det som ikke ble overført.
- Alle bidrag må ha kjent kilde og periode.
- Nettobeløp skal kunne dekomponeres uten å gjette.
- Historiske mappingutgaver må være tilgjengelige.
- Arkivet må være lesbart med den avtalte tilgangen.
Godkjenn når en kontrollør kan gjenta forklaringen fra lagret grunnlag. Stopp når returen bygger på dagens kontoplan fremfor den som ble brukt ved importen.
Det kan være umulig å gjenskape den opprinnelige detaljen hvis kilden bare leverte en aggregert saldo. Dokumenter denne grensen i overtakelsen. Et etterprøvbart samlebilag er verdifullt, men skal ikke omtales som fullstendig historisk transaksjonsspor.
Tilbakesporingen bør også forklare eventuelle utjevnings- eller avrundingsposter. Vis hvilket avvik posten håndterte, hvilken regel som ble brukt og hvilke saldoer som var berørt. En målkonto med ekstra importbeløp kan ellers bli uforklarlig selv om kildemappingen er bevart. Ikke la en generell merkelapp som «differanse» være eneste dokumentasjon. Det må være mulig å se om beløpet var teknisk avrunding eller en reell kildebalanse.
Se brukt mappingutgave og rapport til bilag.