Avgrens åpne fakturaer ved migrering
Definer åpen status med fakturarest på flyttedatoen, og skill denne listen fra kunderegister og saldoimport.
En åpen faktura er ikke nødvendigvis ubetalt i sin helhet. Den kan være delbetalt, delvis kreditert eller omfattet av en betaling som ennå ikke er bokført. Migreringslisten må vise restbeløpet på en uttrykkelig dato.
Avtal hvilke dokumenter og statusverdier som inngår. Et register med alle fakturaer merket «aktiv» kan være noe annet enn en avstemt åpenpostliste. Be om definisjonen bak rapportfilteret.
Regn på faktisk rest
Syntetisk eksempel i kroner:
| Faktura | Opprinnelig beløp | Betaling før flytting | Kreditnota før flytting | Rest |
|---|---|---|---|---|
| F-A | 24 000 | 10 000 | 4 000 | 10 000 |
| F-B | 8 000 | 8 000 | 0 | 0 |
| F-C | 15 000 | 0 | 0 | 15 000 |
| Åpne rester | 25 000 |
F-B skal normalt ikke fremstå som åpen i dette avgrensede eksemplet. Hvis listen viser originalbeløp for F-A, blir åpne fordringer overvurdert med 14 000.
Undersøk deretter om betalingene er bokført og utlignet, eller bare registrert som bankhendelser. En mottatt, men ubehandlet betaling må håndteres eksplisitt; ellers kan resten bli feil selv om fakturalisten er korrekt tatt ut.
Detaljene som videre oppfølging trenger
Bevar dokument-ID, kundenøkkel, dato, forfall, valuta, rest og kobling til betaling eller kreditnota. Angi hvor originaldokumentet finnes. Målsystemets støtte for disse opplysningene må testes med en konkret faktura.
Saldo per kunde kan være nok for en begrenset saldooverføring, men gir ikke automatisk åpne fakturaer i mottakerens arbeidsflate. Dersom oppfølgingen skal fortsette i et separat arkiv eller en egen liste, må ansvar og oppdateringsrutine være avtalt.
- Avstem summen av åpne rester mot relevant reskontro.
- Undersøk kreditbalanser og dokumenter med nullrest.
- Ta prøve av delbetalte og nylig betalte fakturaer.
- Avklar behandling av betaling etter eksporttidspunktet.
Godkjenn når restene og videre oppfølging stemmer med avtalt omfang. Stopp dersom «åpen» ikke har en kjent betydning eller hvis originalbeløp brukes som rest uten kontroll.
Denne avgrensningen avgjør ikke om en fordring er innkrevbar eller om det trengs nedskrivning. Slike vurderinger må gjøres på egne opplysninger om kundeforholdet.
Åpenpostlisten bør også vise ufordelte betalinger som ikke er knyttet til en bestemt faktura. Hvis slike beløp ligger i samme reskontro, kan fakturarester alene være større enn kundens netto. Forklar forskjellen i avstemmingen fremfor å redusere en vilkårlig faktura. Ved overtakelsen må noen ha ansvar for å identifisere betalingen og avgjøre riktig kobling. Det bevarer både kundens faktiske posisjon og dokumentenes individuelle rester.
Se delbetaling ved flytting og kundebalanser.