Sikre lesetilgang til det gamle regnskapsarkivet

Historiske bilag kan bli liggende i et gammelt system selv når nye saldoer er importert. Tilgangen må prøves med den rollen og løsningen som skal brukes etter systembyttet. Et løfte om at «arkivet er tilgjengelig» er lite verdt hvis abonnement, administrator eller innlogging forsvinner.

Kartlegg hvilke perioder, dokumenter, spesifikasjoner og rapporter som skal finnes. Avklar om arkivet ligger hos leverandøren eller i virksomhetens egen eksport, og hvem som er ansvarlig for tilgang og vedlikehold.

En prøve på faktisk gjenfinning

Syntetisk arkivtest:

Utfør testen uten hjelp fra den som kjenner arkivet best. Målet er å oppdage hvor rutinen er avhengig av personkunnskap, gamle lenker eller skjulte filtre.

Avklar vilkår og teknisk avhengighet

Les avtalen for avsluttet kundeforhold. Undersøk hvilke brukere som beholder tilgang, hvordan nye ansvarlige får adgang, og om eksport kan tas senere. Pris eller varighet skal ikke antas; de må være bekreftet i den konkrete avtalen.

Et separat eksportarkiv kan redusere avhengigheten av gammel programvare, men krever dokumentmanifest, søkemulighet og fungerende filformater. En mappe med tusen filer uten koblinger er ikke automatisk et brukbart regnskapsarkiv.

1. Dokumenter hvilke perioder og objekter som finnes.
2. Prøv relevante oppgaver med riktig tilgangsnivå.
3. Bevar en beskrivelse av arkivets struktur og nøkler.
4. Avklar sikkerhetskopi og ansvar for senere tilgang.

Godkjenn arkivløsningen når nødvendig materiale kan gjenfinnes og leses gjennom avtalt periode. Stopp før gammel tjeneste avsluttes hvis nødvendige data bare finnes bak tilgang som snart opphører.

Oppbevaringskrav må vurderes etter materialtype og relevante regler. Migreringen starter ikke en ny oppbevaringsperiode og gjør heller ikke gammelt materiale fritt slettbart.

ReAIs saldoimport etablerer ikke automatisk lesetilgang til leverandørens gamle arkiv. Det må avtales som en egen del av overtakelsen dersom dette er den valgte historikkløsningen.

En arkivavtale bør også dekke bytte av ansvarlig person. Hvis bare den gamle administratoren kan åpne materialet, er tilgangen sårbar selv om tjenesten fortsatt finnes. Prøv adgang for en annen legitim rolle og bevar rutinen for senere brukerbytte. Undersøk dessuten om nye historiske rettinger kan dokumenteres ved siden av et låst eksportarkiv. Arkivet trenger en forståelig sammenheng med etterfølgende avklaringer, selv når originaluttrekket beholdes uendret.

Se gjenfinning uten gammelt system og oppbevaringsklasser.

Kilder

• Bokføringsloven, særlig §§ 4 og 6
• Skatteetatens SAF-T-dokumentasjon og formatutgaver

Ved dødsfall hos en ENK-innehaver må arkivsikring knyttes til dokumentert myndighet og fortsatt relevante oppgaver. Les om fullmakt og regnskapsoverlevering etter dødsfall.