Kontroller bankidentitet og valuta før automatisk kobling
Kontroller faktisk bankkonto og valuta før et automatisk forslag gjenbruker et eksisterende bankregister.
En bankkobling kan bli foreslått fordi navn eller valuta ligner. Det er ikke alltid tilstrekkelig. Kontroller kontoeier, bankidentitet og valuta før saldoer knyttes til et eksisterende register. Feil kobling kan bevare hovedbokstotalen og samtidig ødelegge bankavstemmingen.
Lag en kildeoversikt over bankkontoer og relevante kontoidentifikatorer. Undersøk hva mottakerens koblingsforslag bygger på. Bevar både kilde-ID og valgt mål-ID i kontrollgrunnlaget.
Samme valuta gir ikke samme konto
Syntetisk eksempel med maskerte kontoidentiteter:
| Kildebank | Valuta | Saldo | Foreslått mål |
|---|---|---|---|
| Drift / ID-A | NOK | 60 000 | Drift / ID-A |
| Reserve / ID-B | NOK | 25 000 | Drift / ID-A |
| Valuta / ID-C | EUR | 4 000 EUR | Valuta / ID-C |
Reservekontoen må undersøkes selv om NOK-valutaen passer. Hvis den kobles til Drift, kan 85 000 bli samlet på feil bankidentitet. EUR-beløpet skal heller ikke summeres direkte med NOK-beløpene.
Prøv automatisk kobling på et rent grunnlag
Undersøk eksisterende bankregistre før import. Et nyopprettet standardregister kan påvirke hvilke forslag som kommer. I ReAI finnes automatisk bankmatching som også kan bruke valuta som reservekriterium. Flere banker med samme valuta trenger derfor særlig oppmerksomhet.
For hver kildebank bør testen vise faktisk valgt mål, originalvaluta, bokført verdi og bankens egen dokumentasjon på flyttedatoen. Kontroller også bankkontoer som ikke hadde aktivitet i den valgte perioden; registerinformasjon og importert saldo er forskjellige leveranser.
- Bruk bekreftede kontoidentifikatorer fremfor navn alene.
- Kontroller valuta både i register og saldo.
- Avstem hver bank separat før samlet hovedbok.
- Dokumenter manuelle endringer i koblingsforslaget.
Godkjenn når alle bankidentiteter er forklart og hver saldo kan avstemmes mot riktig bankgrunnlag. Stopp når en kildebank bare finner mål på grunn av valuta uten at identiteten er kontrollert.
Import av bankbalanse etablerer ikke automatisk nye kontofullmakter, betalingsavtaler eller en bankintegrasjon. Disse aktivitetene må planlegges ved siden av datamigreringen.
Begrens hvem som ser komplette kontonumre. En maskert oversikt kan være egnet til statusrapportering, mens den ansvarlige avstemmeren må ha nødvendig identitetsgrunnlag for selve kontrollen. Maskering skal ikke gjøre koblingen tvetydig.
En konto kan være avsluttet i banken, men fortsatt ha historiske posteringer eller en siste uavklart saldo. Marker bankens status uten å fjerne identiteten fra arkivet. Kontroller hvor et eventuelt sluttoppgjør ble bokført. Gjenbruk av en annen aktiv bankkonto bør ikke skjule denne historien. Den nye koblingen må forklare hva som overføres, og hva som bare bevares som tidligere bankgrunnlag i den avtalte arkivløsningen.
Se bankunderkontoer og åpne valutaposter.