Bevar restbeløp og delbetalinger ved overføring
Kontroller restbeløp, betalingskobling og dato når delbetalte fakturaer overføres.
En delbetaling består både av et betalt beløp og en kobling til dokumentet det gjelder. Restbeløpet kan bli riktig selv om betalingshistorien går tapt. Det skaper problemer når kunden spør om innbetalinger eller neste betaling skal utlignes.
Hent faktura, betalingsposter, eventuell kreditnota og rest på samme flyttedato. Undersøk om eksporten viser bokførte betalinger eller også forslag som ennå ikke er utført.
To betalinger på én faktura
Syntetisk eksempel i kroner:
| Hendelse | Beløp | Gjenværende rest |
|---|---|---|
| Faktura D-1 utstedt | 40 000 | 40 000 |
| Første betaling | 12 000 | 28 000 |
| Andre betaling | 8 000 | 20 000 |
| Flyttedato | Ingen ny hendelse | 20 000 |
Resten er 40 000 - 12 000 - 8 000 = 20 000. Overføres originalfakturaen på 40 000 uten betalingene eller en eksplisitt restmodell, kan mottakeren vise feil åpent beløp.
En senere betaling på 5 000 skal redusere resten til 15 000. Bruk denne hendelsen som prøve på om oppfølgingen fungerer i den nye løsningen.
Velg hva som faktisk flyttes
Noen løsninger overfører full faktura med betalingskoblinger. Andre overfører bare åpen rest eller saldo per kunde. Dokumenter hvilken modell dere bruker, og hva brukeren vil se. Unngå å presentere et nytt samlet åpningsbilag som om det var den opprinnelige fakturaen med komplett historikk.
Bevar kildens dokument- og betalingsreferanser i arkivet. Hvis samme bankbetaling gjelder flere fakturaer, må fordelingen fremgå. En betaling kan ikke uten videre knyttes fullt ut til hvert dokument den refererer til.
- Kontroller at alle betalinger før flyttedatoen inngår én gang.
- Skill bokført betaling fra ubehandlet banklinje.
- Avstem rest per dokument og samlet per motpart.
- Prøv en ny delbetaling etter overtakelsen.
Godkjenn når de faktiske restene kan følges opp og betalingsgrunnlaget fortsatt finnes. Stopp dersom datoer eller koblinger mangler slik at samme betaling kan redusere saldoen to ganger.
Eksportens støtte for delbetalinger må undersøkes på et reelt testobjekt. SAF-T-lesbarhet eller korrekt kundesaldo alene viser ikke at mottakeren har en fakturafunksjon med historiske betalinger.
Hvis det oppstår en differanse, undersøk avrunding, valuta, gebyrer og utligningsdato før den behandles som en manglende betaling. Disse forklaringene må dokumenteres separat.
En betaling kan være registrert med en tidligere dato enn datoen den ble utlignet. Undersøk hvilken hendelse rapporten bruker til å beregne rest på flyttedatoen. Et ulikt datofilter kan forklare hvorfor to tilsynelatende like rapporter viser forskjellig åpent beløp. Bevar dette i kontrollnotatet, og prøv en kjent betaling rundt kuttet. Da kan forskjellen mellom ubehandlet betaling og feil import vurderes med konkret grunnlag.
Se åpne fakturaer og kreditnotaer.