Hindre dobbeltimport av bilag som ligger i begge systemer
Sammenlign stabile hendelsesidentiteter og importomfang før nye data legges til et eksisterende regnskap.
Dobbeltimport kan oppstå ved gjentatt filopplasting, overlappende perioder eller samme hendelse fra to integrasjoner. Lik sum er ikke nok til å avgjøre om to poster er duplikater. To fakturaer kan ha samme beløp og dato, mens én faktura kan representeres med forskjellige bilagsnumre.
Definer en identitet som inkluderer selskap, kildesystem og relevant dokument- eller hendelses-ID. Hvis ID-ene ikke er stabile, må dere dokumentere en annen sammenligningsmetode og behandle usikre treff manuelt.
Ett overlappende bilag
Syntetisk eksempel i kroner:
| Eksport | Omfatter | Sum for utvalgte kostnader |
|---|---|---|
| Fil A | Hendelse H-1 og H-2 | 7 000 + 5 000 = 12 000 |
| Fil B | Hendelse H-2 og H-3 | 5 000 + 4 000 = 9 000 |
| Unike hendelser | H-1, H-2 og H-3 | 16 000 |
Importeres begge filer som nye transaksjoner, blir summen 21 000. Differansen på 5 000 gjelder H-2 som forekommer i begge filer. Feilen kan være balansert i hovedboken og likevel overvurdere kostnaden.
Skill saldoimport fra transaksjonsimport
Ved saldoimport er risikoen en annen: to samlede balansebilag kan bli lagt til hverandre når hensikten var å erstatte grunnlaget. Ikke bruk en duplikatregel for fakturalinjer som eneste kontroll av en ny saldoimport.
Undersøk hva mottakeren gjør ved gjentatt import. Avviser den samme kjøring, legger den til nye poster eller krever manuell fjerning av tidligere testdata? Testen må foregå i et avgrenset miljø og være dokumentert før driftsdata berøres.
- Sammenlign perioder og eksporttid for alle filer.
- Bevar import-ID og kildens stabile identiteter.
- Kontroller antall og beløp for overlappende hendelser.
- Prøv samme testgrunnlag to ganger og undersøk resultatet.
Godkjenn når det finnes en tydelig regel for gjentakelser og en avstemt liste over unike hendelser. Stopp hvis duplikatfjerning bygger på beløp alene. Da kan ekte transaksjoner bli slettet.
En import som utføres i én transaksjon, kan være teknisk fullført eller avbrutt samlet. Det er ikke i seg selv en garanti mot dobbeltføring ved to separate, vellykkede kjøringer.
Ved kilder som mangler en stabil hendelses-ID, kan et sammensatt sammenligningsgrunnlag brukes til å finne kandidater. Det bør omfatte mer enn beløp, for eksempel motpart, dokumentnummer og dato. Kandidatene trenger fortsatt vurdering. Bevar hvorfor et treff ble forkastet eller godkjent som duplikat. Automatisk fjerning på et usikkert grunnlag kan føre til at to reelle fakturaer blir én, selv om rapporttotalen virker mer plausibel etterpå.
Se kuttidspunkt mellom systemer og integrasjonskjøringens spor.