Lag filnavn og manifest som bevarer dokumentidentitet

Filnavn bør gjøre eksporten forståelig, men de er et svakt identitetsgrunnlag alene. De kan endres, kollidere eller inneholde personopplysninger. Dokumentidentiteten må finnes i et manifest som kobler filen til riktig kilde og bilag.

Velg korte, stabile og ASCII-baserte navn når arkivet pakkes. Bevar samtidig originalt filnavn som metadata hvis det er relevant. Ikke la en ny navnekonvensjon fjerne informasjonen som trengs for å forstå kilden.

To filer med samme navn

Syntetisk eksempel:

Kopieres begge som «faktura.pdf» til samme mappe, kan én bli overskrevet. To leverte dokumenter blir da én fysisk fil uten at en enkel sjekk av bilagslisten oppdager tapet.

Selskaps- og periodekontekst må bevares når bilagsnumre gjenbrukes. B-17 alene er ikke nødvendigvis entydig på tvers av år eller selskaper.

Pakken trenger en innholdsfortegnelse

Et migreringsmanifest bør vise dokument-ID, kilde, målfilsti, bilagskobling, filtype og eventuell sjekksum. Ta også med filer uten bokført bilag som en tydelig separat kategori, for eksempel ubehandlede innboksdokumenter.

Test filstiene etter at pakken er flyttet eller pakket ut. Referanser til en lokal mappe hos eksportøren fungerer ikke nødvendigvis hos mottakeren. Bruk en avtalt rot og dokumenter strukturen.

• Kontroller at eksportnavnene er unike innen pakken.
• Undersøk uvanlige tegn og svært lange stier.
• Avstem manifestets filrader mot de faktiske filene.
• Bevar koblingen når filer konverteres eller omdøpes.

Godkjenn pakken når den kan overleveres og åpnes uten å rekonstruere navnene manuelt. Stopp dersom filnavnet er eneste dokument-ID eller hvis like navn kan overskrive hverandre.

Navngivningen skal ikke brukes til å bake private navn, fødselsnummer eller detaljerte saksopplysninger inn i alle filstier. Tilgangsstyrt metadata er ofte et bedre sted for opplysninger som ikke trengs ved vanlig søk.

Denne artikkelen gjelder pakking ved migrering. Et vedlikeholdt kontrollmanifest etter overtakelsen må i tillegg håndtere nye dokumenter og endringer i koblingene.

Når eksporten deles i flere pakker, bør manifestet vise hvilken pakke hver fil ligger i. Ellers kan mottakeren tolke en fil i neste leveranse som manglende. Bevar samme dokument-ID på tvers av pakkene, og kontroller at senere tillegg ikke overskriver en annen fil. En total oversikt over alle leverte pakker gjør det mulig å avstemme sluttomfanget uten å blande sammen prøveeksport og endelig godkjent leveranse.

Se dokumentmanifest for kontrollspor og sjekksummer.

Kilder

• Bokføringsloven, særlig §§ 4 og 6
• Skatteetatens SAF-T-dokumentasjon og formatutgaver