Dokumenter kunde- og leverandørforskudd ved systembytte
Skill kunde- og leverandørforskudd fra ordinære åpne fakturaer før saldoene flyttes.
Et forskudd er knyttet til en betaling før den endelige leveransen eller avregningen er ferdig. Det kan gi en kundekredit eller en leverandørfordring. Fortegn alene avgjør ikke om saldoen er et forskudd, en overbetaling eller en kreditnota.
Kartlegg avtale, betaling, motpart og hva som gjenstår å levere eller avregne. Bevar koblingen til dokumentasjonen. Undersøk hvordan forskuddet er bokført i kilden før konto eller reskontro velges i målet.
To motsatte forskudd
Syntetisk eksempel i kroner, med debet minus kredit som kontrollfortegn:
| Forhold | Virksomhetens posisjon | Signert saldo |
|---|---|---|
| Kunde har betalt før leveranse | Forpliktelse til kunden | -15 000 |
| Virksomheten har forskuddsbetalt leverandør | Fordring eller forskuddsbetalt ytelse | 9 000 |
| Netto | To separate avtaler | -6 000 |
Netto -6 000 er ikke et tilstrekkelig grunnlag for videre oppfølging. Virksomheten må fortsatt levere eller avregne 15 000 til kunden og følge opp 9 000 hos leverandøren.
Beløpene sier heller ikke hvilken avgiftsbehandling som er riktig. Det avhenger av hva betalingen og dokumentasjonen faktisk gjelder.
Bevar videre avregning
Undersøk hvordan forskuddet skal brukes når neste faktura eller leveranse kommer. Mottakeren trenger en kjent motpart, saldoart og dokumentkobling. Dersom importen bare overfører saldo, må avregningsrutinen beskrives separat.
Ta med forskudd som allerede er delvis brukt. For et forskudd på 15 000 med dokumentert avregning på 5 000 er resten 10 000. Ikke overfør både originalt forskudd og dagens rest som nye beløp.
- Avstem forskuddene mot relevant hovedbok og motpart.
- Skill dem fra kreditnotaer og tilfeldige overbetalinger.
- Kontroller avtalt valuta og leveransegrunnlag.
- Prøv neste avregning med et avgrenset testtilfelle.
Godkjenn når hver rest har en forklaring og et tydelig videre behandlingssted. Stopp dersom forskuddene blir slått sammen med ordinær gjeld uten mulighet til å identifisere avtalen.
Denne kartleggingen fastsetter ikke regnskapsmessig inntektsføring eller avgiftsplikt. Ved uavklarte forskudd bør regnskapsansvarlig vurdere avtalen og betalingen før mapping. En import som balanserer, kan ellers skjule at fordring og forpliktelse er plassert feil.
Ta med et forskudd som ennå ikke er koblet til en endelig faktura. Det kan være riktig, men trenger en avtalereferanse eller annen forklaring. Et generisk kunde- eller leverandørregister er ikke nok til å forstå hva som skal leveres. Dersom avtalen endres etter flytting, må videre avregning knyttes til den dokumenterte resten. Dette hindrer at et gammelt forskudd behandles som en ny betaling eller ordinær kreditnota.
Se fortegnsfeil i saldoer og åpne fakturaer.