Skill ubehandlede innboksdokumenter fra bokførte bilag
Kartlegg ubehandlede fakturaer og dokumenter separat fra poster som allerede er bokført.
En dokumentinnboks kan inneholde mottatte fakturaer, OCR-utkast, avviste dokumenter og bilag som allerede er behandlet. Innboksinnholdet er en arbeidskø, ikke automatisk bokført regnskap. Ved systembytte må status og behandlingsansvar følge hvert relevant objekt.
Definer hvilke tilstander som finnes i kilden. Undersøk om dokumentet er registrert, godkjent, bokført, sendt til betaling eller ferdig arkivert. Ett felt som heter «behandlet» kan skjule flere forskjellige hendelser.
Fordel arbeid uten dobbeltføring
Syntetisk eksempel med ti dokumenter:
| Status i kilden | Antall | Videre håndtering |
|---|---|---|
| Bokført og arkivert | 6 | Regnskaps- og arkivgrunnlag |
| Godkjent, ikke bokført | 2 | Avtalt arbeidskø |
| Mottatt, ikke kontrollert | 1 | Faglig vurdering før føring |
| Identifisert duplikat | 1 | Bevar forklaring, unngå ny føring |
Alle ti filer kan være med i eksporten, men bare seks tilhører den bokførte delen på dette tidspunktet. Import av resten som ferdige bilag vil endre regnskapet uten den nødvendige behandlingen.
Bevar statusens begrunnelse
For ubehandlede dokumenter bør listen vise dokument-ID, mottaksdato, motpart, foreløpig beløp og neste handling. Marker at felt fra OCR eller automatisk tolkning kan være forslag. De er ikke nødvendigvis kontrollert mot originalen.
Kartlegg også dokumenter som kommer inn etter eksporten. En gammel EHF-adresse eller e-postkanal kan fortsette å motta fakturaer. Ansvar for overvåking og videresending må være avtalt under overgangsperioden.
Prøv ett dokument fra hver relevant status. Vis hvem som behandler det etter flytting, og hvordan det blir knyttet til ny bokføring. Bevar eventuell attestasjon bare dersom leveransen faktisk inkluderer denne historikken.
- Avstem innbokslisten mot bokførte dokument-ID-er.
- Skill forslag og kontrollert informasjon.
- Tildel hvert ubehandlet dokument én ansvarlig rolle.
- Kontroller gamle mottakskanaler frem til avtalt avslutning.
Godkjenn når arbeidskøen og regnskapsimporten er adskilt og ingen dokumenter har to behandlingssteder. Stopp dersom status mangler eller den samme fakturaen kan bli bokført både før og etter eksport.
En saldoimport flytter ikke automatisk innboksens arbeidsflyt, godkjenninger eller mottakskanaler. Disse funksjonene krever egne avklaringer selv om regnskapssaldoene er riktige.
Bevar avvisningsgrunnen for et dokument som ikke skal bokføres. Det kan være et duplikat eller gjelde en annen virksomhet. Uten slik status kan dokumentet dukke opp som en ny oppgave i mål. Kontroller samtidig at en avvist status ikke dekker et faktisk uavklart regnskapsforhold. Migrering av arbeidskøen skal bevare ansvarlig beslutning, ikke automatisk gjenopplive eller fjerne dokumenter ut fra filens tilstedeværelse alene.
Se dobbeltimport og attestasjon, bokføring og betaling.
Kilder
Før videre behandling bør valg av mottaksflyt for kjøpet bygge på faktisk betaler og oppgjørsstatus. Et dokument som gjelder et allerede betalt kjøp skal ikke bli et nytt krav bare fordi mottaksstatusen er uferdig.