Bevar utligning mellom faktura og kreditnota
Kontroller hvordan kreditnotaer reduserer fakturarester, og bevar koblingen fremfor bare nettosaldoen.
En kreditnota og en betaling reduserer begge en fakturarest, men dokumenterer forskjellige hendelser. Kreditnotaen korrigerer et dokumentgrunnlag; betalingen gjør opp et beløp. Disse koblingene må ikke bli uatskillelige ved migrering.
Ta ut originalfaktura, kreditnota, utligningsstatus og rest på samme dato. Undersøk om kreditnotaen er knyttet til en bestemt faktura eller bare ligger åpen på motparten. En kreditsaldo er ikke automatisk utlignet.
Delvis kreditert og delvis betalt
Syntetisk eksempel i kroner:
| Hendelse | Beløp som påvirker rest | Fakturarest |
|---|---|---|
| Faktura K-1 | 30 000 | 30 000 |
| Kreditnota K-2 koblet til K-1 | -6 000 | 24 000 |
| Betaling B-1 koblet til K-1 | -14 000 | 10 000 |
Åpen rest er 10 000. Dersom kreditnotaen flyttes som en egen åpen post uten eksisterende utligning, kan målet vise fakturarest 16 000 og kreditnota -6 000. Nettosaldoen stemmer, men arbeidslisten og oppfølgingen er endret.
Dette kan være en avtalt leveransemodell, men den må beskrives tydelig. Brukeren skal kunne forstå hvorfor dokumentene vises som åpne i den nye løsningen.
Test koblingene, ikke bare summen
Bevar kilde-ID for begge dokumenter og utligningshendelsen. Hvis mottakeren ikke importerer koblingen, bestem hvordan den skal dokumenteres og håndteres etter overtakelse. Full fakturahistorikk må ikke forutsettes ved en begrenset saldoimport.
Prøv også en kreditnota som ikke er fullt brukt. Dersom 6 000 av en kreditnota på 8 000 er utlignet, er 2 000 fortsatt åpent. Originalbeløp og ubrukt rest bør ikke blandes.
- Avstem netto per motpart mot hovedboken.
- Kontroller rest på faktura og kreditnota separat.
- Undersøk om dokumentene er i samme valuta.
- Avklar hvem som utfører eventuell ny utligning.
Godkjenn når dokumentenes økonomiske virkning og status er forklart. Stopp dersom en automatisk utligning velger dokument bare etter likt beløp eller samme kundenavn. Det kan knytte kreditnotaen til feil fordring.
En teknisk kobling avgjør ikke om kreditnotaen oppfyller kravene til salgsdokumentasjon eller om avgiftsbehandlingen er korrekt. Det krever kontroll av dokumentene og faktisk hendelse.
En kreditnota kan gjelde flere fakturalinjer eller dokumenter. Ved overføring må dere vite om kilden bevarer fordeling eller bare samlet beløp. Dersom koblingene ikke eksporteres, skal ikke mottakeren gjette fordelingen etter dato. Bevar tilgjengelig utligningsoversikt i arkivet og avtal videre behandling. En nettosaldo kan fortsatt være riktig, men brukeren må vite hvor den mer detaljerte forklaringen finnes når fakturaene senere skal undersøkes.
Se delbetalinger og dokumentversjon og retting.
Kilder
For en omtvistet leverandørfaktura er en intern kommentar ikke det samme som en mottatt kreditnota. Bevar opprinnelig krav, innsigelse, faktisk oppgjør og senere dokumentert reduksjon som forskjellige opplysninger.