Definer et entydig kuttidspunkt mellom to systemer
Avtal hvem som bokfører hvilke hendelser rundt flytting, og dokumenter eksporttid, periode og etterfølgende endringer.
Et kuttidspunkt må beskrive mer enn en dato i kalenderen. Dere trenger å vite hvilke perioder og hendelser eksporten omfatter, når den ble tatt, og hvor senere endringer skal bokføres. Ellers kan samme hendelse bli med to ganger eller falle mellom systemene.
Avtal en driftsregel for fakturaer, betalinger, periodiseringer og rettinger rundt flyttedatoen. Bokføringsdato, dokumentdato og tidspunktet filen ble eksportert er forskjellige opplysninger.
En sen faktura på riktig periode
Syntetisk hendelsesforløp:
| Hendelse | Tidspunkt | Behandling som må avklares |
|---|---|---|
| Eksport for juni tas | 2. juli klokken 10 | Utgangspunkt for saldo |
| Junifaktura mottas | 3. juli | Juni eller neste behandling etter avtalt rutine |
| Nytt system starter | 4. juli | Nye hendelser føres her |
| Junifaktura bokføres | 5. juli | Saldoendring må fanges opp |
Hvis fakturaen er 8 000 kroner og bokføres i gammel juni etter eksporten, er den ikke automatisk med i den nye saldoen. Et datofilter som bare heter «til 30. juni», forteller ikke om denne etterføringen.
Velg håndtering av etterføringer
En løsning kan være en ny, endelig eksport etter at den gamle perioden er kontrollert. En annen kan være dokumenterte endringsposter med egen avstemming. Valget avhenger av importerens egenskaper og om eksisterende data kan erstattes trygt.
Bevar originalt uttrekk og oversikt over senere endringer. Dersom eksporten tas flere ganger, må filene merkes så den siste godkjente versjonen kan identifiseres. Ikke bland deler av to uttrekk uten å forklare hvilke hendelser som inngår.
- Angi selskap og siste periode som overføres.
- Registrer eksporttid og forventet bokføringsstatus.
- Avtal hvem som håndterer sene dokumenter og betalinger.
- Gjør sluttavstemming etter siste endring.
Godkjenn kuttidspunktet når alle relevante hendelser har ett tydelig behandlingssted. Stopp hvis begge systemer fortsatt bokfører samme type hendelse uten avgrensning.
Denne planleggingen gjør ikke historiske perioder frie for retting eller ny dokumentasjon. Faktiske rettinger må følge relevante bokføringsregler og ha eget spor. En intern flyttedato skal ikke brukes til å skyve nødvendige avklaringer ut av regnskapet.
Kontroller en bankhendelse med betalingsdato på én side av kuttet og bokføringsdato på den andre. Den kan påvirke både bankavstemming og fakturarest. Avtal hvilket grunnlag som bestemmer om den er med i åpningssaldoen, og hvor eventuell etterbehandling utføres. Samme prinsipp bør gjelde ved senere retting av en gammel periode. Flytteplanen må tåle slike reelle hendelser uten at hele importgrunnlaget blir uoversiktlig.
Se dobbeltimport av bilag og overtakelsesprotokoll.