Håndter duplikatleverandører uten å slå sammen feil motpart
Avklar leverandøridentitet og betalingsgrunnlag før duplikatregistre kobles sammen.
Leverandørduplikater kan gi samme juridiske motpart flere saldoer. Feil sammenslåing kan derimot koble gjeld eller betaling til en annen virksomhet. Identitetskontroll må gå foran automatisk navnetreff.
Sammenlign kildens leverandør-ID, juridisk identitet, dokumentgrunnlag og relevante valutaskiller. Betalingskonto er en separat kontroll. At to registre peker til samme bankkonto, beviser ikke alene at de tilhører samme motpart.
Lignende navn, forskjellig gjeld
Syntetisk eksempel:
| Kilderegister | Navn | Juridisk nøkkel | Kreditsaldo |
|---|---|---|---|
| S-A | Nord Eksempel | J-1 | 32 000 |
| S-B | Nord Eksempel AS | J-1 | 8 000 |
| S-C | Nord Eksempel Service | J-2 | 11 000 |
Et dokumentert samlingsforslag for S-A og S-B gir 40 000. S-C skal vurderes separat. Samles alle tre etter et bredt navnetreff, blir 51 000 plassert på en motpart som kan være feil.
Juridiske nøkler og navn er fiktive. Bruk bekreftede opplysninger i den faktiske kontrollen, og undersøk endringer som fusjon eller virksomhetsoverdragelse fremfor å anta sammenheng.
Betaling trenger eget grunnlag
Kartlegg åpne fakturaer, kreditnotaer og betalingsoppdrag. En samlet leverandørsaldo forteller ikke hvilken betalingsreferanse som skal brukes. Test hva mottakeren viser etter en godkjent kobling.
Hvis eksisterende målregister gjenbrukes, kontroller at kontakt- og bankopplysninger ikke overskrives på en uventet måte. Endret betalingskonto bør håndteres etter virksomhetens verifikasjonsrutine. Unngå å bruke migreringsfilen som eneste bekreftelse.
- Bevar en kobling fra hver gammel ID til ny ID.
- Avstem saldoene før og etter sammenslåing.
- Undersøk dokumenter med forskjellige valutaer.
- Merk tvetydige treff som uavklarte.
Godkjenn når motparten er kjent, de nødvendige skiller er bevart og betalingsoppfølgingen er forståelig. Stopp hvis navn er eneste grunnlag eller hvis åpne dokumenter mangler referanse til riktig leverandør.
I ReAI kan eksisterende leverandørregistre gjenbrukes eller nye opprettes fra importgrunnlaget. Det er ikke en universell duplikatopprydding eller bekreftelse av betalingskonto. Manuelle valg må derfor inngå i dokumentert kontroll.
Arkivet bør fortsatt kunne vise hvilket register den opprinnelige fakturaen brukte. Registeropprydding endrer ikke dokumentets historiske avsender eller mottaker.
Kontroller også en leverandør som har endret navn uten å endre juridisk identitet. Historiske fakturaer kan da ha ulike navn selv om motparten er den samme. Bevar navnehistorikken i arkivet eller koblingsforklaringen, fremfor å redigere gamle dokumenter. Ved en faktisk overdragelse kan situasjonen være annerledes. Da må gjeldens motpart bekreftes på underlag, og navnelikhet må ikke brukes som erstatning for denne avklaringen.
Se leverandørbalanser og duplikatkunder.