Dokumenter hittil-i-år-data før lønnssystemet flyttes
Kartlegg lønnsgrunnlag, arbeidsforhold og rapporteringsansvar separat fra overførte hovedbokssaldoer.
Et bytte av lønnssystem omfatter mer enn regnskapets lønnskostnad. Hittil-i-år-beløp, feriepengegrunnlag og arbeidsforholdsopplysninger kan brukes av forskjellige beregninger og rapporter. En korrekt hovedbokssaldo viser ikke at lønnsdataene er overtatt.
Avtal hvilke data som skal inn i nytt system, hvilke som bare skal oppbevares, og hvem som sender og kontrollerer a-meldingene i overgangsperioden. Bruk Skatteetatens aktuelle veiledning for bytte av lønnssystem og faktisk systemstøtte.
Summer på samme dato
Syntetisk kontroll av to hittil-i-år-komponenter i kroner:
| Ansattreferanse | Lønnsbeløp i kontrollgrunnlaget | Feriepengegrunnlag i kontrollgrunnlaget |
|---|---|---|
| P-1 | 180 000 | 170 000 |
| P-2 | 120 000 | 110 000 |
| Sum | 300 000 | 280 000 |
Komponentene har ulike definisjoner og skal ikke forventes å være like. Tabellen er ikke en beregning av faktisk feriepengerett eller en uttømmende lønnsrapport.
Hvis nytt system viser 300 000 som både lønnsbeløp og feriepengegrunnlag, må forskjellen undersøkes. En enkel kopiering av totalsum kan miste komponentenes betydning.
Bevar kontinuitet i arbeidsforhold
Kontroller identifikatorer, startdato og andre opplysninger som inngår i rapporteringen. Følg den valgte overgangsmetoden i Skatteetatens veiledning; ikke avslutt og opprett arbeidsforhold vilkårlig for å få importen til å passe.
Undersøk hvilke historiske lønnsarter og rapporteringskoder som må kobles til nye koder. Bevar beskrivelsen bak dem. Et nytt felt med samme navn kan ha en annen beregningsdefinisjon.
- Avstem hittil-i-år-tall per relevant komponent og ansatt.
- Sammenlign med tidligere innrapportering og tilbakemeldinger.
- Avklar hvem som sender eventuell retting av gamle perioder.
- Prøv første lønnskjøring før ordinær bruk.
Godkjenn når beregningsgrunnlag og rapporteringsansvar er dokumentert. Stopp hvis to systemer kan rapportere samme hendelse eller hvis historiske summer blir sendt på nytt uten avklart metode.
Ansattdata krever begrenset tilgang. Bruk syntetiske opplysninger i tekniske prøver der det er mulig, og unngå å legge personidentifikasjon i en generell prosjektlogg.
Dette er en migreringskontroll, ikke en lønnsfaglig vurdering av alle ytelser. Konkrete grunnlag og koder må vurderes av ansvarlig for lønn og rapportering.
Bevar tilbakemeldingene som viser hva som faktisk ble rapportert før overgangen. En fil med interne hittil-i-år-verdier er ikke alene bevis på mottatt rapportering. Prøv derfor både beregningsgrunnlag og rapporteringskjede. Eventuelle rettinger av tidligere perioder må ha et kjent system og ansvarlig rolle. Dette er særlig viktig når gamle og nye lønnsarter bruker forskjellige navn, men skal representere samme opplysning i den konkrete rapporteringen.
Se ansattreskontro og entydig flyttedato.
Kilder
Nye lokale ansattnumre trenger ikke bety nye rapporterte arbeidsforhold. Les om registerkontinuitet ved lønnsovergang.