Bevar bilags- og fakturanummer uten kollisjoner
Bevar gamle dokumentnumre med selskaps- og periodekontekst, og avtal hvordan nye sekvenser starter.
Bilagsnumre og fakturanumre har forskjellige formål og kan følge forskjellige sekvenser. Gamle numre skal fortsatt kunne identifiseres etter systembytte. Et nummer alene er ikke alltid entydig når flere år, serier eller selskaper møtes.
Kartlegg kildens nummerserier og hvilke objekter de gjelder. Skill kundens referanse, leverandørens fakturanummer, intern bilags-ID og eget salgsdokumentnummer. De skal ikke presses inn i samme felt uten en avklart modell.
To dokumenter med nummer 104
Syntetisk eksempel:
| Selskap | År eller serie | Dokumenttype | Nummer | Entydig kontrollnøkkel |
|---|---|---|---|---|
| A | 2025 | Internt bilag | 104 | A / 2025 / Bilag / 104 |
| A | 2026 | Internt bilag | 104 | A / 2026 / Bilag / 104 |
| A | Salgsserie S | Faktura | 104 | A / S / Faktura / 104 |
Numrene kan være gyldige i sine respektive sammenhenger. Hvis målarkivet søker bare på «104», må det vise konteksten fremfor å velge ett dokument vilkårlig.
Avtal videre nummerering
Kontroller hvordan mottakeren tildeler numre til importbilag og nye dokumenter. Bevar opprinnelig kilde-ID i en egen referanse hvis nye interne numre brukes. Ikke endre allerede utstedte salgsdokumenter bare for å få en pen sekvens i det nye systemet.
Reglene for nummerering av salgsdokumentasjon må vurderes mot bokføringsforskriften og den faktiske løsningen. En praktisk migreringskonvensjon er ikke et generelt unntak fra dokumentasjonskravene.
- Finn alle serier og eventuelle gjenbrukte numre.
- Prøv import av numre som allerede finnes i mål.
- Kontroller første nye faktura og første nye bilag.
- Dokumenter koblingen mellom gammelt og nytt internt nummer.
Godkjenn når historiske dokumenter kan finnes og ny nummerering følger avtalt, forsvarlig rutine. Stopp dersom en kollisjon overskriver et dokument eller gjør to poster uatskillelige.
En migrering kan også inneholde dokumenter fra flere integrasjoner. Inkluder kildesystem når numrene bare er unike innen hver kilde. Det gjør kontrollen robust når et eksportarkiv senere utvides.
Nummersekvensen bør testes med både gammelt nummer og ny automatisk tildeling. Mottakeren kan godta importen, men samtidig sette neste nummer på en måte som gir senere kollisjon. Be om en konkret prøve av neste dokument i et avgrenset testmiljø. Bevar resultatet med serie og dokumenttype. Hvis gamle fakturaer bare finnes i arkivet, må de fortsatt kunne identifiseres der uten at målregisterets nye interne numre endrer det opprinnelige dokumentnummeret eller skaper en antatt felles sekvens.
Se filnavn og manifest og dokumentmanifest.