Rapporter manglende eksportobjekter før overtakelse

En eksport kan være teknisk gyldig og likevel mangle objekter som dere forventet å få. Åpne ordre, vedlegg eller prosjektregistre kan ligge utenfor filen. Omfangsavvik skal registreres mot avtalen, ikke skjules som en generell importfeil.

Lag en forventningsliste før uttrekket. Beskriv objekttype, periode, nødvendige felt, koblinger og hvordan leveransen skal kontrolleres. «Alle data» er ikke en testbar avgrensning.

Levert er ikke nødvendigvis brukbart

Syntetisk leveransekontroll:

Selv radene med likt antall trenger innholdskontroll. Syv ordreoverskrifter uten restmengde er ikke nødvendigvis den avtalte ordreleveransen.

Beskriv konsekvensen for videre arbeid

For hvert avvik bør rapporten vise berørt periode, objekter, ansvar og mulig løsning. Manglende vedlegg kan løses med separat eksport. Manglende historiske dimensjoner kan kreve et eget rapportarkiv. Noen avvik gjør planlagt overtakelse uegnet og må løses først.

Skill kildebegrensning fra mottakerbegrensning. Et felt kan finnes i eksporten uten å bli brukt av importen. Da er det feil å be om samme eksport på nytt uten å avklare mottakerens støtte.

• Sammenlign forventet og levert objektmengde.
• Kontroller obligatoriske koblinger og faktisk innhold.
• Angi hva som kan brukes, og hva som fortsatt mangler.
• Dokumenter hvem som aksepterer eventuell alternativ løsning.

Godkjenn når omfangsavvik er rettet eller tydelig akseptert med et gjennomførbart videre løp. Stopp hvis en vesentlig arbeidsoppgave blir stående uten datagrunnlag.

ReAIs SAF-T-import har et avgrenset saldoformål. At et kildeobjekt finnes i et annet system, innebærer ikke at det er del av denne importen. Bruk derfor en spesifikk objektliste fremfor en generell påstand om systemkompatibilitet.

Rapporten må også skille manglende data fra data som bevisst oppbevares i et separat arkiv. Et avtalt historikkarkiv er en leveranse, ikke nødvendigvis et avvik, men tilgang og gjenfinning må være prøvd.

Et omfangsavvik kan være oppdaget etter at en del av leveransen allerede er godkjent. Bevar hvilke akseptansepunkter som fortsatt gjelder, og hvilke som må prøves igjen. En senere dokumentpakke bør kobles til den opprinnelige avvikslisten, slik at sluttkontrollen kan vise hva den løste. Dette gjør delvis overtakelse håndterbar uten at status for hele prosjektet blir blandet sammen med status for hvert enkelt eksportobjekt.

Se saldo og historikk og overtakelsesprotokoll.

Kilder

• Bokføringsloven, særlig §§ 4 og 6
• Skatteetatens SAF-T-dokumentasjon og formatutgaver