Sammenlign rapporter under en avgrenset parallelltest
Sammenlign de samme hendelsene og rapportdefinisjonene i to systemer uten å skape to driftsregnskap.
En parallelltest er nyttig når dere vil undersøke hvordan de samme hendelsene vises i et nytt system. Den må ha tydelig periode, omfang og datagrunnlag. Rapportene kan ikke sammenlignes meningsfullt hvis systemene bokfører forskjellige hendelser.
Avtal hvilket system som er driftsgrunnlaget under testen. Kopier et avgrenset sett til det andre systemet for kontroll. Betaling, dokumentutsendelse og offentlig rapportering må ha et entydig ansvar slik at testarbeidet ikke blir dobbelt drift.
Samme beløp, ulik plassering
Syntetisk eksempel i kroner:
| Rapportlinje | Gammelt system | Nytt system | Differanse |
|---|---|---|---|
| Lokalkostnad | 20 000 | 17 000 | -3 000 |
| Annen driftskostnad | 5 000 | 8 000 | 3 000 |
| Sum | 25 000 | 25 000 | 0 |
Totalen stemmer, men 3 000 er plassert annerledes. Undersøk mapping og rapportdefinisjon før forskjellen behandles som en manglende post.
En annen forskjell kan skyldes bokføringsdato, periodisering eller valuta. Parallelltesten bør skille disse forklaringene fremfor å vise bare ett rødt totalavvik.
Sammenlign på flere nivåer
Kontroller antall hendelser, kontobevegelser, saldoer og relevante underregistre. Koble avvik til identifiserbare dokumenter. Dersom et system viser kredit som positivt tall og et annet bruker minus, normaliser kontrollen med en dokumentert konvensjon.
Velg prøver som dekker virksomhetens faktiske arbeid: eksempelvis kreditnota, delbetaling og periodisering. Flere like standardfakturaer gir lite ekstra informasjon når hovedproblemet gjelder spesialtilfeller.
- Definer periode og hvilke hendelser som inngår.
- Dokumenter rapportenes filtre og definisjoner.
- Klassifiser hvert avvik før det rettes.
- Gjenta bare berørte kontroller etter en endring.
Godkjenn testen når vesentlige forskjeller er forklart og de avtalte arbeidsoppgavene fungerer. Stopp hvis lik total brukes som eneste bevis på riktig mapping, eller hvis testen utilsiktet sender dokumenter og betalinger to ganger.
Parallelltestens resultat gjelder det valgte utvalget og systemoppsettet. Det er ikke et løfte om at alle fremtidige transaksjoner blir identiske. Bevar prøvedata, oppsett og avviksgrunnlag slik at konklusjonen kan vurderes senere.
Rapporter med samme navn kan ha forskjellige standardfiltre. Undersøk inkludering av inaktive kontoer, kreditposter og ubehandlede hendelser før tallene sammenlignes. Bevar filtrene med testresultatet, ikke bare en skjermdump av summen. Dersom dere endrer filter for å oppnå likhet, bør det fremgå hvorfor. En test som justeres til tallene passer, uten kjent rapportdefinisjon, gir svakere grunnlag for å vurdere den nye løsningen.
Se risikobasert testutvalg og fortegnskontroll.