Bevar avsluttede prosjektidentiteter ved systembytte
Ta med prosjektidentiteter som historiske regnskapsposter viser til, selv om prosjektene er avsluttet.
Avsluttede prosjekter kan ha historiske inntekter, kostnader og dokumenter som fortsatt må forklares. Prosjektstatus skal ikke styre om identiteten bevares i arkivet. Det er forskjell på å stenge prosjektet for ny bruk og å fjerne forklaringen på gamle data.
Kartlegg prosjekt-ID, navn, gyldig periode og relevante kundereferanser. Undersøk om eksporten bare inkluderer aktive prosjekter, mens posteringer fra avsluttede prosjekter fortsatt er med.
Rapporten trenger registergrunnlaget
Syntetisk eksempel i kroner:
| Prosjekt | Status ved flytting | Inntekt i historikken | Kostnad i historikken |
|---|---|---|---|
| P-Avsluttet | Stengt | 200 000 | 150 000 |
| P-Aktivt | Åpent | 90 000 | 70 000 |
Det avsluttede prosjektet forklarer et historisk bidrag på 50 000. Dersom P-Avsluttet mangler i registereksporten, kan rapporten fortsatt vise tallene, men navnet, perioden og dokumentkoblingene bli uklare.
Ikke opprett et nytt prosjekt med samme navn uten å bevare kilde-ID. Flere prosjekter kan ha gjenbrukt navnet «vedlikehold» i forskjellige år.
Avklar historikk og ny aktivitet
Bestem hvilke prosjekter som skal finnes som aktive objekter i målsystemet, og hvilke som bare skal være lesbare i arkivet. Hvis dimensjoner ikke importeres i saldooverføringen, må historiske prosjektresultater ha en separat rapportløsning.
Kontroller prosjekter som er stengt, men fortsatt har åpne fakturaer eller etterarbeid. De kan trenge videre oppfølging uten at hele prosjektet gjenåpnes for ordinær føring.
- Finn alle prosjekt-ID-er som faktisk forekommer i eksporterte poster.
- Sammenlign dem med prosjektregisteret.
- Undersøk gjenbrukte navn og endrede prosjektkoder.
- Prøv en historisk prosjektavstemming fra dokument til rapport.
Godkjenn når prosjektets identitet og avtalte detalj kan gjenfinnes. Stopp hvis registerfilteret fjerner prosjekter som fortsatt refereres i historikken.
Et saldoøyeblikksbilde gir ikke automatisk gamle prosjektbevegelser eller lønnsomhetsrapporter i et nytt system. Tydeliggjør denne grensen i overtakelsen fremfor å bruke «prosjekter flyttet» som en uavgrenset status.
Prosjektmetadata kan inneholde person- eller kundeopplysninger som ikke trengs i alle kontrollrapporter. Bruk stabile interne nøkler og nødvendig tilgang, samtidig som den regnskapsmessige koblingen bevares.
Prøven bør omfatte et prosjekt som endret navn i løpet av perioden. Et søk på dagens navn kan gi riktig objekt uten å vise hva det het i gamle rapporter. Bevar kilde-ID og relevante tidligere betegnelser der de trengs for forståelsen. Hvis flere gamle prosjekter samles i én ny kode, må rapporteringen vise de opprinnelige bidragene. En ny felles kode skal ikke bli eneste forklaring på historikken.
Se dimensjoner ved kontoplanbytte og arkivets gjenfinning.