Velg mellom saldoimport og full transaksjonshistorikk
Velg migreringsomfang etter videre arbeid og arkivbehov, og skill saldoimport fra transaksjoner og dokumenter.
Systembytte kan gjennomføres med saldoer på én dato, med transaksjonshistorikk eller med en kombinasjon av ny drift og separat arkiv. Valget skal styres av hva dere trenger å gjøre videre, og hvilke opplysninger som må kunne dokumenteres.
Beskriv ønsket arbeidsflyt før filformatet velges. Skal brukeren bare starte ny føring, finne gamle bilag, følge åpne fakturaer eller sammenligne tidligere prosjekter? Disse behovene krever forskjellige datamengder.
Ulike leveranser gir ulike muligheter
Syntetisk eksempel på overtakelsesomfang:
| Leveranse | Typisk kontroll | Hva som fortsatt må avklares |
|---|---|---|
| Saldo per konto | Ny saldo mot gammel sluttbalanse | Detalj og dokumentarkiv |
| Saldo per kunde | Reskontro mot hovedbok | Fakturanummer, forfall og rest |
| Historiske posteringer | Antall og bevegelser per periode | Dokumentkoblinger |
| Bilagsvedlegg | Filer mot dokumentmanifest | Lesbarhet og tilgang |
En saldo på 50 000 kroner kan komme fra to fakturaer på 30 000 og 20 000, eller hundre mindre poster. Saldoen alene kan ikke gjenskape denne fordelingen.
Velg en gjennomførbar modell
Saldoimport kan være egnet når ny drift starter ved et avklart skjæringspunkt, og historikken beholdes i et lesbart arkiv. Full historikk kan være nødvendig for bestemte analyser eller arbeidsprosesser, men krever at både eksportør og mottaker faktisk støtter den aktuelle detaljen.
ReAIs SAF-T-import bruker regnskapsdata til saldooverføring og relevante underregistre i fast kontoplan. Den skal ikke planlegges som en universell overføring av alle historiske bilag, vedlegg og funksjoner fra et annet system.
Be om en konkret prøve som viser den valgte leveransen. Kontroller ikke bare at filen kan lastes opp, men hvilke poster, registre og dokumenter som finnes etterpå. Dokumenter det som må håndteres separat.
- Avtal hvilke perioder som finnes i det nye systemet.
- Skill bokførte data fra ubehandlede oppgaver.
- Avklar tilgang til gamle dokumenter og rapporter.
- Bekreft hvor åpne fakturaer skal følges opp.
Godkjenn modellen når videre drift og historisk dokumentasjon har en tydelig løsning. Stopp dersom formuleringen «alt følger med» ikke kan underbygges med objektliste og testresultat.
Et gammelt abonnement bør ikke avsluttes før nødvendig arkivtilgang er prøvd og oppbevaringsbehov er avklart. Et systembytte endrer ikke virksomhetens ansvar for å bevare relevant regnskapsmateriale.
Sammenlign også hvor brukeren vil finne forklaringen på den første åpningsposten. Hvis målet har et samlebilag, bør dette peke til kildens sluttbalanse og relevant spesifikasjon. Brukeren skal kunne svare på en kundes spørsmål uten å anta at gamle fakturaer finnes i mål. En prøve av denne oppgaven gir et mer presist beslutningsgrunnlag enn en leverandørs generelle omtale av hvilke filformater systemet kan lese.
Se arkivtilgang etter systembytte og manglende eksportobjekter.