Avklar hvilke åpne ordre som må overføres
Skill åpne bestillinger fra fakturaer og bokførte saldoer, og avklar hva som må videreføres i driften.
En åpen salgsordre kan være delvis levert, delvis fakturert eller fortsatt bare en avtale om fremtidig levering. Ordrestatus er ikke det samme som åpen faktura eller regnskapssaldo. Systembyttet må bevare de arbeidsoppgavene som fortsatt gjenstår.
Kartlegg ordrenummer, kunde, linjer, bestilt mengde, levert mengde og fakturert mengde. Avklar hvordan kilden definerer åpen status. En ordre kan være lukket manuelt selv om mengder ikke stemmer.
Delvis levert og delvis fakturert
Syntetisk eksempel for én varelinje:
| Størrelse | Antall |
|---|---|
| Bestilt | 100 |
| Levert før flytting | 60 |
| Fakturert før flytting | 40 |
| Gjenstår å levere | 40 |
| Levert, men ikke fakturert | 20 |
En ny ordre på hele 100 kan føre til dobbelt levering. En ny ordre bare på de 40 som gjenstår å levere, kan samtidig skjule de 20 som allerede er levert uten fakturering.
Undersøk kredit og retur separat dersom de påvirker mengdene. Ordremodeller håndterer slike hendelser forskjellig, og det er ikke trygt å anta samme logikk i mål.
Bevar arbeidsansvaret
Avtal om åpen ordre overføres som et operativt objekt, dokumenteres i en overgangsliste eller fullføres i kilden. Bevar den opprinnelige ordreferansen slik at kunden og lageret kan kjenne igjen grunnlaget.
Kontroller også priser, rabatter, leveringssted og avtalevilkår som trengs for videre behandling. Ikke la en generell kundesaldo bli stående som bevis for at ordren er flyttet; den kan være uten bokført virkning.
- Avstem åpne mengder per ordrelinje.
- Skill levert, fakturert og betalt.
- Tildel videre levering og fakturering ett system.
- Prøv en restlevering med riktig gammel referanse.
Godkjenn når de gjenstående oppgavene er kjent og kan utføres uten dobbelt levering eller fakturering. Stopp dersom eksporten bare viser overskriftsstatus uten linjedetaljer som arbeidet trenger.
ReAIs saldoimport skal ikke beskrives som en full overføring av salgsordrer fra alle kildesystemer. Ordrefunksjoner og eksportstøtte må undersøkes separat i den konkrete overgangen.
Denne kontrollen avgjør ikke når inntekt skal regnskapsføres. Den synliggjør de operative hendelsene som den regnskapsmessige vurderingen kan trenge som grunnlag.
Kontroller en ordre som har avtalte delleveranser på forskjellige datoer. En samlet restmengde kan være utilstrekkelig for planlegging, selv om antallet er riktig. Bevar relevante leveransetidspunkter eller avtal hvordan de gjenskapes fra grunnlaget. Undersøk også om ordren allerede er sendt til et eksternt lager. En ny kopi i målsystemet må ikke automatisk utløse den samme leveransen igjen uten at tidligere utsendelse er avklart.
Se åpne fakturaer og ubehandlet innboks.