Test at bilagsvedlegg faktisk følger med eksporten
Bekreft filinnhold, dokumentkobling og lesbarhet før en eksport anses å ha overført bilagsvedlegg.
En eksport kan inneholde posteringer og filnavn uten å inneholde selve bilagsfilene. Andre eksporter leverer dokumentene, men mister koblingen til regnskapet. Vedleggsleveransen må testes med både fil og tilhørende bilag.
Lag en objektliste som skiller bokførte linjer, dokumentreferanser og faktiske filer. Be leverandøren beskrive hvor vedleggene leveres, og hvordan mottakeren skal finne dem igjen.
Tell koblinger og filer hver for seg
Syntetisk eksempel:
| Kontroll | Forventet | Levert | Avvik |
|---|---|---|---|
| Bilag med dokumentreferanse | 120 | 120 | 0 |
| Dokumentfiler | 118 | 114 | 4 |
| Bilag som peker til eksisterende fil | 120 | 116 | 4 |
Forskjellige antall bilag og filer kan være riktig dersom én fil brukes av flere bilag. Her må likevel de fire brutte koblingene undersøkes. At alle 120 referanser finnes, viser ikke at filene er levert.
Bruk et utvalg som dekker PDF, skannede bilder, flere sider og eventuelle dokumentpakker. En enkelt vellykket nedlasting er for lite til å bekrefte hele eksportmekanismen.
Test uten gammel innlogging
Åpne utvalgte dokumenter fra eksportarkivet med den tilgangen som skal brukes etter byttet. Se etter tomme sider, manglende sider, kryptering og filtyper som krever gammel programvare. Undersøk om en eksportert lenke bare går tilbake til leverandørens system.
Bevar bilags-ID, dokument-ID, filsti og gjerne sjekksum i et manifest. Hvis filen endres under konvertering, må original og ny visningskopi skilles tydelig.
- Bekreft at filene er inkludert, ikke bare URL-er.
- Avstem dokumentmanifest mot bilagsgrunnlaget.
- Prøv lesing av hele dokumentet, ikke bare forhåndsvisningen.
- Dokumenter manglende filer med konkret berørt bilag.
Godkjenn når nødvendige dokumenter kan finnes og leses gjennom avtalt arkivløsning. Stopp hvis resultatet avhenger av en tilgang som skal avsluttes før oppbevaringsbehovet er ivaretatt.
SAF-T Financial er ikke i seg selv en universell overføring av bilagsvedlegg. ReAIs saldoimport bør derfor ikke omtales som full vedleggsmigrering. Vedlegg trenger et eget avtalt eksport- og arkivløp.
Dette er en eksportakseptanse. Etter at ny drift starter, trengs fortsatt kontroll av at nye bokførte poster har riktig dokumentasjon og fungerende kobling.
Kontroller én fil som er knyttet til flere bilag. Den skal leveres én gang eller som forklarte kopier, og alle nødvendige koblinger må fungere. En rutine som forventer ett vedlegg per bilag kan melde falske mangler, mens en filtelling kan overse brutte koblinger. Bevar derfor en koblingsliste som egen kontrollmengde. Den gjør det mulig å finne akkurat hvilke regnskapsposter som fortsatt mangler tilgjengelig dokumentgrunnlag.
Se manglende dokumentlenker og arkivets lesbarhet.