Prisen endres: hvorfor reagerer ikke prosjektberegningen?
Et regneark kan gi riktig grunnresultat og likevel reagere feil på et nytt scenario. Prøv én forutsetning av gangen og dokumenter hvilken kostmodell som faktisk gjelder.
En prosjektberegning viser et godt bidrag. Når timevolumet økes, ser lønnsomheten enda bedre ut. Men kostnaden står uendret, selv om modellen egentlig skulle ha en kostnad per time. Et riktig resultat i grunnscenarioet beviser ikke at modellen reagerer riktig når inngangene endres.
Dette er en kontroll av et enkelt eksternt beregningsgrunnlag. Den er ingen garanti for fremtidig salg eller råd om hva prisen bør være. Observerte regnskapstall, planlagt aktivitet og en konstruert scenarioforutsetning trenger forskjellige betegnelser.
Finn hvilken størrelse som er fast og hvilken som varierer
Begynn med inntektsmodell, mengdeenhet og kostnadsmodell. Er kostnaden faktisk fast per periode, variabel per time eller en kombinasjon? En kopi av fjorårets totalsum er ikke automatisk en forklaring på neste periodes sammenheng.
Microsofts primærveiledning om hva-hvis-analyse beskriver endringer i innganger og hvordan de påvirker beregninger. Her brukes den metodiske ideen, uten at guiden krever en bestemt funksjon eller hevder at et regnskapsprogram har en innebygd prognosemodell.
En kontrollør bør kunne følge fra inngang til forventet endring. Et scenario med nytt navn, men samme hardkodede resultat, viser bare en ny etikett. Finn hva som faktisk driver beregningen.
Syntetisk modell med variabel timekostnad
Anta 100 timer, inntektspris på 1 000 kroner per time og kostnad på 700 per time. I denne prøven er hele den viste kostnaden variabel, og vi har ingen andre kostnader eller avgifter. Alle beløp og forutsetninger er oppdiktede.
| Scenario | Inntekt | Kostnad | Illustrert bidrag |
|---|---|---|---|
| Grunnmodell: 100 timer, pris 1 000 | 100 000 | 70 000 | 30 000 |
| Bare pris til 900 | 90 000 | 70 000 | 20 000 |
| Bare volum til 120 timer | 120 000 | 84 000 | 36 000 |
| Pris 900 og 120 timer | 108 000 | 84 000 | 24 000 |
Tabellen er en kontroll av den avtalte enkle modellen. Den anbefaler ikke 700 som virkelig kostpris eller 900 som ny salgspris. Virkelige prosjektforhold kan ha kapasitet, rabatter, overtid eller andre kostnader som gjør sammenhengen annerledes.
Likevel skal den viste modellen reagere i tråd med sine egne forutsetninger. Når bare prisen faller, skal timekostnaden ikke endres uten annen forklaring. Når volumet øker, må den avtalte variable timekostnaden følge med.
Samme grunnresultat kan skjule to modeller
Anta at regnearket i stedet bruker en fast kostnad på 70 000. Med 100 timer gir det samme grunnresultat på 30 000. Med 120 timer og pris 900 blir inntekten 108 000 og bidraget 38 000.
Det kan være en legitim fastkostmodell hvis forutsetningen faktisk er riktig. Det er feil hvis arket hevder at kostnaden er 700 per time. Forskjellen på 14 000 mellom 38 000 og 24 000 kommer da fra kostnadsmodellen, ikke fra en bedre prisberegning.
Kontrolløren bør derfor ikke bare spørre hvilket resultat som ser rimelig ut. Spør hvilken modell som er avtalt, hvilke kilder som støtter den og hvor den blir uegnet. Et resultat uten forklarte avhengigheter kan være vanskelig å bruke selv når regnestykket er korrekt.
Produktmarginens målegrunnlag gir et beslektet spørsmål. Historisk margin og scenarioets beregnede bidrag er likevel ikke samme størrelse.
Prøv én endring før flere blandes sammen
Velg først én kontrollert inngangsendring, eksempelvis pris fra 1 000 til 900 mens alt annet beholdes. Forklar forventet virkning før resultatet leses. Gjør deretter en egen prøve av timevolumet.
Når de to enkeltprøvene er forstått, kan kombinasjonen undersøkes. Hvis resultatet ikke kan forklares, bør modellen ikke brukes som ferdig beslutningsgrunnlag. En annen forventning kan være riktig, men da må den ha en ny, tydelig forutsetning.
Unngå å justere en skjult verdi til ønsket resultat dukker opp. Da er kontrollen blitt en resultattilpasning, ikke en undersøkelse av modellens sammenheng. Bevar innganger og formler som faktisk ble brukt.
Hold observerte og planlagte beløp atskilt
Prosjektregnskapet kan vise inntekter, kostnader og timer som allerede er registrert. Scenarioet kan vise et tenkt nytt salg eller en fremtidig aktivitet. Det er nyttig å bruke faktisk regnskapsgrunnlag som kilde, men det skal ikke gjøre scenarioet til observert virkelighet.
Rapportenes formål bør beskrive denne forskjellen. Oppgi prosjekt, periode, måleenhet og hvilke poster som inngår i utgangspunktet.
Hvis en inngang kommer fra et regneark eller en annen arbeidsbok, bør beregningsgrunnlaget kunne gjentas. Et lagret resultat uten den opprinnelige kilden gir ikke samme kontrollbevis.
Overlever modellen med dens grenser
Bevar grunnscenario, kontrollerte endringer, kilder og forklaringen på hva modellen ikke omfatter. Kildespor gjør senere forskjeller undersøkelige.
En god kontroll kan vise at modellen er enkel, men konsistent. Den kan også avdekke at en kostnad må deles i fast og variabel før videre bruk. Begge er nyttige resultater. Målet er at neste ansvarlige forstår hvorfor bidraget endrer seg, fremfor å godkjenne én riktig grunnsum og håpe at alle senere scenarier følger med.