Regnskapsgrunnlag for momskompensasjon

Et regnskap kan ha riktige driftskostnader uten at alle kostnadene hører til et søknadsgrunnlag for momskompensasjon. Dataleveransen bør gjøre det mulig å følge tallene fra godkjent regnskap til valgt modell og dokumenterte avgrensninger. Regnskapstotal og søknadsgrunnlag er forskjellige mål, og forskjellen skal kunne forklares med konkrete poster.

Lottstifts søknadsveiledning beskriver modellavhengige avgrensninger og påpeker at søknadsskjemaet er endret etter nytt regelverk. En gammel regnearkmal skal derfor ikke få status som gjeldende regelkilde. Denne veiledningen gjelder datagrunnlaget; den beregner ingen rett til kompensasjon.

Lag en synlig bro fra regnskapet

Bevar regnskapsår, organisasjonsidentitet, eventuell organisatorisk enhet, konto og dokumentreferanse. Legg modellens avgrensning i et eget kontrollspor med begrunnelse og kilde. Ikke endre bokførte kostnader for å få søknadstabellen til å passe; en søknadsjustering og en regnskapskorreksjon har ulike formål.

Et aktivitetsskille kan være nødvendig for å undersøke kostnader, men bør ikke baseres på fritekst alene. Dokumenter hvilke prosjekter eller aktiviteter en fordelingsnøkkel faktisk gjelder og hvem som har godkjent den. Felleskostnader krever en forklaring som kan gjentas ved kontroll.

Syntetisk bro med avklarte og åpne poster

Alle tall er oppdiktet. Kategoriene er interne testkategorier, ikke en kopi av skjemaet og ikke en påstand om hvilke kostnader som kvalifiserer.

Tabellen viser at hele millionen er forklart som datamengde, men den gir ikke et ferdig søknadsgrunnlag. De 150 000 kronene er fortsatt åpne. Å sette disse til «godkjent» fordi kontrolltotalen stemmer, blander matematisk fullstendighet med regelvurdering.

Hvilken modell og hvilket regelår?

Oppgi hvilken modell kontrollen er laget for, hvilket søknadsår den gjelder og når regelkilden ble undersøkt. Samme kostnadsfelt kan ha ulike funksjoner i forskjellige modeller. En automatisk overgang mellom dem må derfor ikke bare bytte kolonneoverskrift.

Prøv en kostnad som er fordelt mellom flere aktiviteter, en kreditnota i senere periode og en underenhet som også finnes i en samlet organisasjonsrapport. Kontrollen bør oppdage dobbelt medtatte poster og vise avvik med den opprinnelige dokumentreferansen.

Før tallene brukes, avstem dataleveransen mot det godkjente regnskapsgrunnlaget og kontroller at åpne vurderinger er synlige. Tilskuddsidentitet i prosjektregnskap er relevant for oppdeling. Søknadsrett, modellvalg, konkrete avgrensninger og nødvendige vedlegg må fortsatt kontrolleres etter den aktuelle ordningen. En ryddig standardisert fil gjør dette lettere å undersøke; den er ingen automatisk godkjenning av krav eller kompensasjonsbeløp.

Hold kildefeil og vurderingsavvik fra hverandre

En manglende faktura i uttrekket er et fullstendighetsavvik. En faktura med uklart aktivitetsskille er derimot et vurderingsavvik. Begge må avklares, men de krever forskjellig oppfølging.

• Kildesystemet kan undersøkes for manglende dokument eller post.
• Ansvarlig for søknaden må avklare modellens vurdering og avgrensning.

Et felt «ikke godkjent» er for grovt dersom det ikke sier hvorfor. Ved neste års gjenbruk av datamodellen bør gamle beslutninger dessuten vurderes mot gjeldende regelår. Historiske vurderinger er nyttig dokumentasjon, men skal ikke automatisk bli nye vurderinger uten en synlig kontroll.