Feil varemottak eller faktisk retur: velg riktig korrigering
Tilbakeføring av et helt mottak kan også berøre korrekte linjer. Se en mengdebro som bevarer opprinnelig levering, retting og senere retur.
Et negativt antall i lagerhistorikken kan bety forskjellige ting. Varer kan være sendt tilbake til leverandøren, eller en feilregistrering kan være tilbakeført uten at noe fysisk har flyttet seg. Finn hvilken hendelse korrigeringen representerer før lager og leverandørposter endres. Lik mengde med minusfortegn er ikke samme dokumentgrunnlag.
Kontrollmodellen her skiller opprinnelig levering, registrert mottak, korreksjon av registreringen og faktisk retur. Den er særlig nyttig når et system tilbakefører hele mottak med flere linjer. Hva systemet faktisk tillater, og hvordan senere bevegelser påvirkes, må avklares før handlingen utføres.
Hva er det som var feil?
Sammenhold leverandørens dokumenter, den fysiske kontrollen og den registrerte mottakshistorikken. Spør om mengden ble skrevet feil, om varen var feil identifisert, om feil lager ble valgt eller om leverandøren faktisk leverte for mye eller for lite.
Dersom tretti ble registrert og bare tjuefem kom, er registreringen feil med fem. Dersom tretti faktisk kom og fem senere ble returnert, var det første mottaket ikke nødvendigvis feil. Den videre beholdningen kan bli lik, men hendelsene forklarer forskjellige leveranser og forskjellige mulige kreditgrunnlag.
Ikke start med en generell lagerjustering bare fordi sluttsummen ser enklere ut. Da kan ordren fortsette å vise feil mottatt mengde, og en senere fakturakontroll kan bygge på den gamle feilregistreringen. Bestilling og delleveringsgrunnlag gjør forbindelsen synlig.
Ett mottak har to linjer
Eksemplet er konstruert. Priser og avgift holdes utenfor for å vise mengde- og hendelsesmodellen. Registreringen inneholder A30 og B20, mens den dokumenterte leveransen faktisk var A25 og B20.
| Trinn | A | B | Hva betyr hendelsen? |
|---|---|---|---|
| Opprinnelig feilregistrert mottak | +30 | +20 | Det systemet først registrerte |
| Tilbakeføring av hele mottaket | −30 | −20 | Korrigering av registrering |
| Ny korrekt mottaksregistrering | +25 | +20 | Dokumentert opprinnelig levering |
| Senere faktisk retur | −5 | 0 | Egen varebevegelse til leverandør |
| Netto i denne avgrensede kjeden | 20 | 20 | Etter korrigering og retur |
Når hele mottaket tilbakeføres, må også den korrekte B-linjen være med i det nye mottaket. Hvis bare A25 registreres på nytt, blir B tjue for lite. Korreksjonen av én linje har da utilsiktet fjernet den andre.
Den senere returen av fem A er en ny faktisk hendelse. Den skal ikke fremstilles som at leverandøren opprinnelig leverte tjue. Historikken må fortsatt forklare at tjuefem kom og fem senere forlot lageret. Dette kan ha betydning for både reklamasjon, leverandøravtale og periodisering.
Undersøk senere bevegelser før tilbakeføring
Varer kan ha blitt solgt, flyttet eller brukt etter det opprinnelige mottaket. En full tilbakeføring kan derfor påvirke et videre hendelsesløp. Finn disse forbindelsene og avklar systemets dokumenterte begrensninger før registreringen endres.
Et tiltak som korrigerer dagens antall kan ikke automatisk brukes som rekonstruksjon av en tidligere dato. Bevar faktisk tidspunkt for registreringen og dokumentasjonen for den opprinnelige leveransen. Dersom saken gjelder et avsluttet regnskapsutvalg, trenger den ansvarlige en konkret vurdering av historisk virkning.
Ved systembytte må dere også finne hvilken kilde som fortsatt eier mottakshistorikken. Lagerøyeblikksbildet inneholder ikke nødvendigvis alle referanser som trengs for å tilbakeføre et gammelt mottak i nytt system.
Kreditnotaen følger ikke automatisk minusantallet
En faktisk retur kan gi grunnlag for kreditnota, men avtale, aksept og dokumentert beløp må avklares. En korreksjon av registreringen gjør ikke nødvendigvis leverandørens faktura feil. Leverandøren kan ha fakturert riktig antall selv om virksomheten først registrerte for mye.
Koble kjøpsdokumentet og eventuelle korrigeringer til det faktiske grunnlaget. Leverandørreskontro ved datakobling gjelder gjeldspostene. Mottaksantallet og det skyldige beløpet har forskjellige dokumentkilder.
Hvis en retur forventes kreditert, men kreditnotaen ikke er mottatt, skal forventningen være synlig som en avklaring. Ikke konstruer et fakturadokument fra lagerhistorikken for å få saldoen til å stemme. Avtal hvem som følger opp leverandøren og hvilket underlag som trengs.
Bekreft resultatet i begge kjedene
Etter retting skal den fysiske mengdeforklaringen stemme, ordren vise riktig mottaksgrunnlag og den økonomiske dokumentkjeden fortsatt være forståelig. La en annen medarbeider følge A og B fra opprinnelig leveranse til dagens oversikt.
Sporbar korrigering må vise hvorfor tilbakeføringen ble gjort. Bevar originalt mottak, korreksjon og nytt resultat som forskjellige objekter. En ryddig sluttsaldo uten historikk er svak dokumentasjon når leverandørfakturaen senere skal undersøkes.
Primærkilde og beslutningsgrense
- Altinn om korrekt bilagsdokumentasjon forklarer dokumentasjonsgrunnlaget for bokførte forhold og korrigeringer.
Tabellen er en selvstendig testmodell. Den er ingen påstand om universell reverseringsfunksjon, automatisk leverandørkredit eller rett til retur. Avklar faktisk systemstøtte, avtale og regnskapsmessig behandling i den konkrete saken.