Leie fra en nærstående part
Sammenlign leievilkår på like grunnlag og bevar relasjon, avtale og vurdering av nærstående parter.
En leiebetaling kan være lett å avstemme mot faktura og bank, mens grunnlaget for leieprisen fortsatt er uklart. Når partene er nærstående, er betalingsspor og vurdering av vilkår to forskjellige kontrolloppgaver. Et register bør kunne vise både hvem som er part i avtalen og hvem som deltok i vurderingen av den.
NRS 8 er en relevant regnskapskilde for små foretak. Avtalens gyldighet, habilitet, markedsmessighet og mulige skattevirkninger må vurderes på sitt eget grunnlag. Veiledningen her beregner en sammenligning, ikke en tillatt leiepris.
Sammenlign like arealer og ytelser
Et syntetisk foretak leier 120 kvadratmeter av et selskap med en felles eier. Årlig leie er 240 000 kroner, inkludert driftstillegg. To innhentede sammenligninger viser 1 700 og 1 850 kroner per kvadratmeter uten driftstillegg. Et mulig driftstillegg er anslått til 200 per kvadratmeter. Tallene er konstruert for å vise ulikt sammenligningsgrunnlag.
| Prøvegrunnlag | Årlig beløp | Inkludert drift? |
|---|---|---|
| Avtalen som undersøkes | 240 000 | Ja |
| Sammenligning A, 120 × 1 700 | 204 000 | Nei |
| Sammenligning B, 120 × 1 850 | 222 000 | Nei |
| Testtillegg, 120 × 200 | 24 000 | Eget anslag |
En direkte sammenligning av 240 000 mot 204 000 sier for lite. Arealtype, beliggenhet, standard, bindingstid og hva som inngår kan være ulikt. Testtillegget illustrerer behovet for separate komponenter, men er ikke dokumentasjon på markedsnivå.
Partene og relasjonen må være tidsbestemt
Identifiser utleier og leietaker med juridiske nøkler og avtalen med egen referanse. Beskriv hvorfor partene anses nærstående, og hvilken periode relasjonen gjelder. Et skifte i styret eller eierskapet skal ikke automatisk endre historiske kontraktsopplysninger. Samtidig må dagens relasjon kunne vurderes uten å bruke en utdatert eierliste.
Koble avtalen til prisgrunnlag, godkjenning og eventuelle habilitetsvurderinger. Dokumentene trenger forskjellig tilgang: en fakturaintegrasjon kan trenge pris og periode, mens en intern kontrollør kan trenge selve beslutningsgrunnlaget. Ansvarsmatrisen kan beskrive disse rollene uten å blande dem.
Hold indeksregulering og andre avtaleendringer atskilt fra nye prisvurderinger. En utregning etter avtalt indeks viser at en klausul er brukt; den dokumenterer ikke nødvendigvis at den opprinnelige prisen var riktig. Registrer indeksdato, beregningsgrunnlag og avtaleversjon, slik at fakturerte beløp kan forklares tilbake til vilkårene.
Prøv kontrollen på en endring
Anta at arealet utvides fra 120 til 150 kvadratmeter i juli. En årsavstemming basert på 150 for hele året gir feil sammenligning. Del grunnlaget i gyldighetsperioder og avstem hver periode mot tilleggsavtalen. Dersom fakturaen viser ett samlet beløp, må beregningsvedlegget bevare fordelingen.
Ved en uenighet om vilkårene bør rapporten vise hvilken dokumentasjon som mangler, fremfor å foreslå en «normal» pris fra en generell tabell. Se leieobjekt og leieperiode i data for den separate formatkontrollen. Det gir et ryddig underlag til faglig behandling av en nærstående avtale.
Kontroller dessuten om avtalen omfatter inventar, parkeringsplasser eller andre ytelser utenfor det målte arealet. Hvis prisen brukes i en sammenligning per kvadratmeter, må disse delene enten være inkludert på samme måte eller beskrives separat. Et korrekt totalbeløp kan ellers gi et misvisende nøkkeltall. Bevar leverandørens spesifikasjon og forklar alle antakelser som sammenligningen fortsatt bygger på.