NAV-inntektsmelding: dokumenter beregnet månedsinntekt

Inntektsmeldingen til Nav inneholder opplysninger som må kunne forklares ut fra riktig arbeidsforhold, fraværsforløp og beregningsgrunnlag. En intern lønnssum er ikke automatisk den beregnede månedsinntekten som skal meldes. Dokumentasjonen må vise hvilke perioder og inntektskomponenter som ble brukt, og hvilke faglige vurderinger som ligger bak.

Regelgrunnlaget kan kontrolleres i Navs veiledning om inntektsmelding, Navs gjeldende framgangsmåte for inntektsmelding.

Identifiser ytelse og første fraværsdag

Nav beskriver egne inntektsmeldinger for forskjellige ytelser. Hovedregelen om gjennomsnitt av inntekt rapportert i de tre foregående kalendermånedene må anvendes med riktig startpunkt og aktuelle unntak. En intern datamodell bør derfor bevare ytelsesområde og første fraværsdag, framfor å lagre én generell verdi kalt «Nav-lønn» på personen.

Rapporterte beløp, beregnet inntekt og refusjonsopplysninger har forskjellige funksjoner. Ikke anta at delvis fravær betyr at beregnet månedsinntekt skal halveres. Navs veiledning forklarer at beregnet månedsinntekt oppgis fullt også ved delvis fravær, og at Nav tar hensyn til fraværsgraden ved utbetaling. Konkrete ytelser og unntak må likevel vurderes av ansvarlig lønnsfunksjon.

Syntetisk beregningspakke

Et konstruert eksempel forutsetter at hovedregelen er riktig og at de tre månedene og inkluderte komponentene allerede er faglig avklart. Tallene er i kroner, og referansene er testdata.

Regnestykket dokumenterer et gjennomsnitt i testen. Det viser ikke alene at alle komponentene skal inngå, eller at hovedregelen gjelder i en virkelig sak. Beregningspakken bør derfor også vise vurdert inntektsutvalg og eventuelle unntak. Hvis fraværsgraden er 50 prosent, skal eksporten ikke stille og rolig erstatte 32 000 med 16 000 som beregnet månedsinntekt.

Grunnlaget må kunne gjenfinnes ved endring

En etterfølgende korrigering av lønnsrapporteringen kan påvirke hva som må undersøkes. Bevar sammenhengen mellom originalt beregningsgrunnlag, endrede opplysninger og eventuell ny inntektsmelding. Det holder ikke å skrive «oppdatert» i et fritekstfelt hvis det ikke er mulig å se hvilket beløp eller hvilken periode som ble endret.

• Knytt beregningen til riktig arbeidsforhold og fraværsstart.
• Bevar inntektsperioder og komponentenes avgrensning.
• Skill beregnet månedsinntekt fra krav om refusjon.
• Lagre innsending og resultat som egne hendelser.

Dokumentasjonen bør støtte kontroll uten å gjøre hele fraværssaken tilgjengelig for alle som arbeider med teknisk integrasjon. En begrenset referanse kan være nok i en generell kjøringslogg, mens nødvendige person- og saksopplysninger må ha riktig tilgang. Godkjenn først når beregningspakken og innsendt resultat kan knyttes sammen. Et korrekt regnestykke med uavklart ytelse eller manglende kilder er fortsatt et ufullstendig grunnlag.

En innsending bekrefter heller ikke at arbeidsgiveren har mottatt det beløpet som ble krevd refundert. Bevar innsendingsresultat, senere saksutfall og bankoppgjør som egne tilstander. Navs aktuelle framgangsmåte må sjekkes før teknisk integrasjon planlegges. En intern eksportfil skal ikke omtales som en innsendt inntektsmelding dersom den bare er et klargjort beregningsgrunnlag uten dokumentert mottak.

Videre kontroll

• Les Avstemming av lønnsrapport for å kontrollere de rapporterte inntektskildene.
• Les Dokumenter integrasjonskjøringen for å skille beregning fra faktisk innsending og resultat.