Bevar ordrelinjeidentitet mellom nettbutikk og faktura
Bruk ordrelinje, leveranse og fakturalinje som separate identiteter når en nettordre deles eller korrigeres.
En ordre kan bli delt i flere leveranser og fakturaer. Produktnummeret alene kan ikke vise hvilken del av ordren en fakturalinje gjelder. Ordrelinjeidentiteten må overleve splitting, rabatt og kreditering.
Syntetisk delt levering
En oppdiktet ordre O9 har én linje med fem enheter til 400 kroner. Prisene er eksklusive eventuell avgift, som holdes utenfor denne identitetsprøven.
| Leveranse | Ordrelinje | Antall | Linjebeløp |
|---|---|---|---|
| Første | O9-L1 | 3 | 1 200 |
| Andre | O9-L1 | 2 | 800 |
| Sum | Samme opprinnelige linje | 5 | 2 000 |
Hvis mottakeren ser begge leveransene som fem nye enheter, kan den fakturere ti og 4 000 kroner. Hvis den dedupliserer bare på ordrelinjen, kan andre levering forsvinne. Nøkkelen må derfor uttrykke både opprinnelig linje og den konkrete leveransedelen.
Avtal linjemappingen
Bevar kildeordren, kildeordrelinjen, leveransereferansen og mottakerens dokumentlinje. En senere kreditnota bør peke på den berørte dokumentlinjen og mengden, uten å miste koblingen til opprinnelig ordre.
Peppol BIS Billing beskriver fakturalinjer og ordrelinjereferanser. Dette gir relevante standardbegreper, men bestemmer ikke nettbutikkens interne linjeidentitet. Et felt med samme navn i to systemer må fortsatt ha dokumentert betydning.
Rabatter og frakt bør også få en uttrykkelig mapping. En ordrebred rabatt kan være fordelt mellom linjene, mens mottakeren viser den som eget dokumentbeløp. Da må kontrollen sammenligne resultatet etter den avtalte fordelingen, ikke bare rå enhetspriser.
En stabil ordrelinjereferanse må kombineres med riktig lagerstatus. Bruk eksemplet med fysisk beholdning og tilgjengelig lager for å kontrollere at åpne ordre ikke tilbys nye kunder en gang til.
Prøv livsløpet
- Opprett syntetisk ordre med to like produkter på forskjellige linjer.
- Del én linje i to leveranser.
- Krediter én enhet fra den andre leveransen.
- Gjenta eksporten av samme leveranse.
- Kontroller at bestilt, levert, fakturert og kreditert mengde kan forklares hver for seg.
Godkjenn løsningen når resterende mengde og dokumentbeløp kan beregnes uten å lese produktbeskrivelsen som nøkkel. En ordrestatus som «ferdig» erstatter ikke linjekontrollen.
Ved regnskapsarbeid med Aiak kan en avviksrapport vise hvilke linjer som mangler kobling eller har større fakturert mengde enn leveransen forklarer. Det tekniske ansvaret for mappingen må fortsatt være dokumentert.
Prøv også at leverandøren endrer produktbeskrivelsen etter ordren. Historisk linjeidentitet og godkjent pris skal fortsatt kunne gjenfinnes. Et nytt visningsnavn bør ikke føre til en ny varelinje eller gjøre den tidligere krediteringen uforståelig.
Ved samlefaktura bør hver linje fortsatt ha sin opprinnelige ordrekobling. Dokumentnummeret på samlefakturaen kan ikke alene forklare hvilken kundeordre en senere delkreditering skal redusere.
Se enhetskonvertering og API-idempotens.
Når flere ordre skal få ett salgsdokument, må kompatible fakturagrupper kontrolleres før utstedelse. Ved overgang til en ny økonomiflyt trenger historiske ordre egen dokumentrolle, også når de samme linjene fortsatt brukes til retur.