Rådgiverfaktura ved oppkjøp: fordel tjeneste og riktig mottaker
Del rådgiverfakturaen etter faktisk tjeneste og riktig regnskapsenhet. Vurder regnskap, skatt og merverdiavgift separat før oppkjøpskostnader behandles.
Rådgiveren sender én faktura etter et oppkjøp. Den omfatter arbeid med aksjeavtalen, bankfinansiering og praktisk oppfølging av driften etter overtakelsen. Fakturaen er stilet til morselskapet, mens flere personer i datterselskapet har brukt rådgiveren. Én faktura og én betaler betyr ikke at hele kostnaden har samme tilordning eller behandling. Før bokføring må tjenestene spesifiseres.
Veiledningen gjelder kontrollgrunnlaget for kjøpers rådgiverkostnader. Den gir ingen universell føringsoppskrift for oppkjøp. Selskapsregnskap, konsernregnskap, skatt og merverdiavgift kan kreve ulike vurderinger. Beslutningen må bygge på faktisk tjeneste og riktig regnskapsenhet.
Finn oppdraget bak fakturaen
Les engasjementsbrev, endringer og arbeidsbeskrivelser. Finn hvem som bestilte tjenesten, hvem som hadde ansvaret for den og hvilke leveranser som faktisk ble mottatt. Et fakturamottak som ble valgt av administrative grunner, er ikke alene svar på hvem kostnaden gjelder.
Be om en spesifikasjon som kan følges til arbeidet. Timer med teksten «prosjekt A» kan være for lite hvis prosjektet omfatter både eiertransaksjon og senere drift. Økonomi bør etterspørre aktivitet, periode og leveranse uten å forsøke å endre den faktiske tjenesten i ettertid.
Et eksempel med tre deler
Tallene er konstruerte, og vi forutsetter at rådgiverens dokumentasjon støtter oppdelingen. Beløpene nedenfor er før eventuell merverdiavgift. Ingen fradragsrett eller endelig regnskapsføring er gitt ved fordelingen.
| Tjenestekomponent | Beløp | Spørsmål som må vurderes |
|---|---|---|
| Forhandling og gjennomføring av aksjekjøpet | 60 000 | Tilordning til kjøper og behandling av aksjeanskaffelsen |
| Arbeid med bankfinansiering | 25 000 | Hvem er låntaker, og hvilken finansiering gjelder arbeidet? |
| Praktisk driftsoppfølging etter overtakelsen | 15 000 | Hvilken virksomhet mottok tjenesten, og i hvilken periode? |
| Samlet rådgiverfaktura | 100 000 | Avstemming tilbake til spesifikasjonen |
Dersom banken låner til et annet selskap enn aksjekjøperen, er det et konkret spørsmål som må avklares. At pengene til slutt finansierer samme oppkjøp, opphever ikke skillet mellom juridiske enheter. Bevar vurderingen sammen med kostnadsfordelingen.
Skattesporet må ha egen begrunnelse
Skatte-ABC om transaksjonskostnader skiller mellom ulike typer transaksjoner og tjenester. Kostnader som gjelder et gjennomført kjøp må vurderes mot anskaffelsen; generelle drifts- eller finansieringskostnader kan reise andre spørsmål.
En regnskapsmessig kostnadsføring er ikke i seg selv bevis for direkte skattemessig fradrag. Vis derfor beløpet i skatteavstemmingen med henvisning til den konkrete vurderingen. Unngå å la én generell konto for «konsulent» bestemme behandlingen av alle komponenter.
Merverdiavgiften følger ikke automatisk regnskapsfordelingen
Merverdiavgiftshåndbokens gjeldende omtale av transaksjonskostnader beskriver begrenset fradragsadgang ved kostnader knyttet til kjøp og salg av aksjer. Både riktig mottaker og tilknytning til avgiftspliktig virksomhet er relevante.
Ikke bruk virksomhetens generelle MVA-registrering eller en senere fellesregistrering som automatisk fradragsbevis. Samtidig må faktisk driftsbistand vurderes på sitt eget innhold. En prosentvis oppdeling uten dokumenterte tjenester er ikke en snarvei til en bestemt fradragsandel.
Skill gjennomføring fra arbeid som fortsetter
En rådgiver kan ha startet arbeidet før kjøpet og fortsatt etterpå. Fakturadatoen alene skiller ikke anskaffelsesarbeid fra senere drift. Bruk beskrivelse og leveranse, ikke bare datoen på overtakelsesprotokollen.
Anta at en ukesspesifikasjon inneholder 12 timer avtalegjennomgang og 8 timer opplæring i en eksisterende driftsrutine. Dette kan begrunne at tjenestene undersøkes separat. Det betyr ikke at timeandelen automatisk er riktig fordelingsnøkkel for hele fakturaen med faste honorarer og andre leveranser.
Hvis kjøpet ikke blir gjennomført
Et avbrutt oppkjøp kan ha andre vurderingsspørsmål enn et fullført kjøp. Bevar hvilke tjenester som allerede ble levert og hva honoraret fortsatt gjelder. Ikke kopier en tidligere konklusjon fra et gjennomført kjøp fordi rådgiveren bruker samme fakturamal.
En senere kreditnota må knyttes til riktig komponent. Hvis den gjelder bankarbeidet, skal den ikke redusere alle tre delene likt uten grunnlag. La spesifikasjonen vise både opprinnelig pris, korreksjon og endelig behandlet beløp.
Et konsernnavn erstatter ikke mottaker
Dersom rådgiveren har brukt et felles konsernnavn i timelistene, be om en forklaring av hvilket selskap hver leveranse gjaldt. Dokumenter forskjellen mellom navnet på prosjektet og den faktiske bestilleren. En intern videresending av fakturaen er ikke alene dokumentasjon på at tjenesten ble anskaffet av en annen part.
Lever en kontrollert tilordningsoversikt
Sluttgrunnlaget bør angi tjeneste, mottaker, periode, dokumentreferanse og separat regnskaps-, skatte- og avgiftsvurdering. Summen skal stemme tilbake til faktura og eventuelle korreksjoner. Eventuelle mellomværender mellom selskapene trenger eget grunnlag; de oppstår ikke automatisk fordi ett selskap betalte.
Den nyttige kontrollen er å velge én komponent og følge den hele veien fra oppdragsbrev til bokføring og rapportering. Hvis konklusjonen bare kan forklares med fakturaens samlede overskrift, mangler det fortsatt et beslutningsgrunnlag.