Ny leverandørkatalog: hva erstatter den gamle prislisten?
Mottatt katalog, godkjent utgave og aktivt innkjøpsgrunnlag er forskjellige tilstander. Test avvisning, erstatning og historiske referanser.
Når en leverandør sender en ny katalog, kan filen inneholde hele sortimentet eller bare endringer. Det kan også være nødvendig at kjøperen godkjenner oppdateringen. En mottatt fil skal ikke automatisk erstatte det avtalte vare- og prisgrunnlaget. Før nye innkjøp må virksomheten vite både hva meldingen betyr og hvilken utgave som faktisk er tatt i bruk.
Peppol BIS Catalogue With Response har egne handlinger for opprettelse, erstatning, oppdatering og sletting. Denne guiden bruker November 2025-utgaven som et dokumentert standardeksempel. Lokale regneark, leverandørportaler og andre kataloger kan ha en annen kontrakt; betydningen må avklares med kilden.
En pris er del av et bestemt sett
Vareidentitet, leverandør, gyldighet, enhet og pris må ses samlet. En pris på hundre kroner per kartong er ikke samme opplysning som hundre kroner per enkeltvare. En oppdatering av pris uten tilhørende enhet kan derfor skape et gyldig tall med feil økonomisk betydning.
En full erstatning er heller ikke bare en stor oppdatering. Den kan beskrive det nye hele settet. En vare som ikke følger med, må vurderes etter erstatningshandlingens regler. Ved en endringsmelding kan fravær derimot bety at varen ikke berøres. Filens størrelse eller antall rader avgjør ikke hvilken tolkning som er riktig.
Et avvist forslag skal ikke bli innkjøpsgrunnlag
Et syntetisk kontrolltilfelle begynner med katalog C-1, som inneholder hundre godkjente varer. Leverandøren foreslår senere endringer, men kjøperen avviser forslaget. Til slutt aksepteres en full erstatning med nittifem varer.
| Melding | Omfang i eksemplet | Mottakers beslutning | Grunnlag for nye innkjøp |
|---|---|---|---|
| C-1 | 100 varer | Godkjent | C-1 |
| U-1 | To foreslåtte vareendringer | Avvist | Fortsatt C-1 |
| R-1 | Komplett nytt sett med 95 varer | Godkjent | R-1 |
Anta at U-1 foreslår ny pris på V-A. Hvis prisen kopieres inn før svaret, kan en ny ordre bruke en avvist pris selv om katalogoversikten fortsatt sier C-1. Et system med bare én nåværende pris har da mistet forbindelsen mellom mottak, beslutning og anvendelse.
Anta videre at V-B finnes i C-1, men ikke i R-1. Etter en godkjent full erstatning er det feil å beholde V-B som aktiv del av det nye avtalte katalogsettet uten å undersøke prosessen. Det betyr samtidig ikke at tidligere kjøp av V-B skal slettes eller få et nytt varenummer.
Skill vareidentitet fra katalogens linjenummer
Peppol-kilden forklarer at oppdatering og sletting på linjenivå bruker varens identifikator, ikke bare kataloglinjens nummer. En eksport kan sortere radene annerledes neste gang. Linje 17 er derfor et svakt oppslag hvis den egentlig bare beskriver plasseringen i én fil.
Opprett en kontroll med leverandørens vare-ID, eventuell standardidentifikator, lokal variant og utgave. Vis hvordan en ukjent eller kolliderende nøkkel håndteres. Ikke slå sammen to varianter fordi navnene ligner. Varehierarkiet og enhetskonvertering støtter denne delen av arbeidet.
Mottak, godkjenning og aktivering trenger egne bevis
En teknisk mottakskvittering viser at filen kom frem. Den avgjør ikke at den riktige innkjøperen godkjente innholdet. En godkjent endring er på sin side ikke nødvendigvis anvendt i alle registre som lager ordre. Lag et spor som gjør alle tre leddene synlige.
Ved negativt svar bør den foreslåtte utgaven fortsatt kunne gjenfinnes sammen med årsaken. Det kan være en feil enhet, manglende kontrakt eller et avvik i sortimentet. Bevar avvisningen fremfor å slette filen og dermed miste forklaringen på hvorfor dagens grunnlag fortsatt er eldre.
Et nytt godkjent sett bør få en dokumentert aktiveringsgrense. En allerede bekreftet ordre må kunne forklares med sitt opprinnelige prisgrunnlag. Historiske pris- og rabattregler forklarer hvorfor nye priser ikke uten videre kan brukes til å rekonstruere gamle dokumenter.
Hva skjer med åpne bestillinger?
En vare som tas ut av ny katalog, kan fortsatt ligge i en åpen leverandørordre eller på eget lager. Katalogendringen beviser ikke at ordren er kansellert, at leverandøren har sluttet å levere, eller at varen skal nedskrives. Finn den aktuelle avtalen og håndter disse beslutningene separat.
Kontroller en valgt vare gjennom katalog, bestilling og mottak. Delleveringsgrunnlaget viser hvilke mengder som allerede har egne hendelser. Hvis bare katalogen oppdateres, skal ikke tidligere mottak forsvinne som en utilsiktet følge.
Godta bare den avklarte overgangen
Prøven bør inneholde en avvist oppdatering, en godkjent full erstatning og en slettet vare med historiske kjøp. Be en annen medarbeider forklare hvilken utgave en ny ordre bruker og hvorfor. Hold videre aktivering åpen når meldingshandling eller godkjent omfang er uklart.
- Peppol BIS Catalogue With Response, November 2025-utgaven er primærkilde til meldingenes handlinger og svarprosess.
Tabellen er et originalt testopplegg. Den beskriver ingen universell prislisteavtale eller garantert katalogfunksjon i et økonomisystem.