Endret innkjøpsordre: behold riktig versjon fra bestilling til faktura
En ny melding er ikke nødvendigvis en ny bestilling. Knytt endringer til den opprinnelige ordren og dokumenter hva partene faktisk har akseptert.
En innkjøpsordre kan endres flere ganger før varene leveres. Leverandøren kan foreslå en annen mengde, en erstatningsvare eller ny leveringsdato. Bevar sammenhengen mellom den opprinnelige ordren, endringen og svaret. Hvis endringen registreres som en uavhengig ny bestilling, kan dere kjøpe eller betale det samme to ganger.
Dette er en praktisk kontrollrutine. Den konkrete meldingsflyten avhenger av avtalen og hvilken EHF- eller Peppol-prosess begge parter støtter. Elektronisk mottak er ikke i seg selv dokumentasjon på at en kommersiell endring er akseptert.
Bestem hva som er identiteten til ordren
Bruk en varig ordrereferanse og bevar referanser mellom de tilhørende meldingene. Skill mellom identiteten til forretningsordren og identiteten til hver enkelt melding. Det gjør det mulig å følge flere endringer uten å miste historikken.
For hver endring bør økonomi eller innkjøp kunne se:
- hvilken ordre og hvilke linjer endringen gjelder
- hvem som foreslo den, og når den ble sendt
- endret mengde, pris eller leveringsbetingelse
- om endringen er avvist, under behandling eller akseptert
- hvem som har fullmakt til å godkjenne
Ikke la filnavnet eller tidspunktet e-posten kom inn, være eneste versjonskontroll.
Eksempel: 100 enheter blir til 80
Kjøper bestiller 100 enheter til 250 kroner. Leverandøren opplyser at bare 80 kan leveres nå, og foreslår at resten utgår. Den foreslåtte ordresummen blir 20 000 i stedet for 25 000 kroner før eventuell avgift.
Dette kan være en endring av mengden, en delleveranse med restordre eller en annen avtale. De tre tilfellene gir ikke samme forventning til neste levering. Kjøper må avklare om 20 enheter faktisk er kansellert eller fortsatt skal leveres.
| Dokument | Hva kontrolløren leter etter |
|---|---|
| Opprinnelig ordre | Bestilt antall, enhetspris og linjereferanser |
| Endringsforslag | Hva som foreslås endret og hvorfor |
| Aksept eller svar | Hva partene har avtalt videre |
| Varemottak | Hva som faktisk er mottatt |
| Faktura | Om fakturert mengde og pris har avtale- og leveringsgrunnlag |
Avklar endringen før fakturaen blir fasit
En faktura på 80 enheter forteller hva leverandøren krever betaling for. Den avgjør ikke alene om resten av bestillingen er avsluttet. Hvis ordren fortsatt viser 100 åpne enheter, kan en senere medarbeider bestille eller etterlyse feil antall.
Kontroller også om endringen påvirker frakt, volumrabatt eller minsteordre. Det er fullt mulig at en mengdeendring krever en ny prisavklaring. Ikke kopier gammel sum uten å kontrollere avtalen.
Nye elektroniske meldinger trenger også menneskelig ansvar
Peppol Advanced Ordering beskriver prosesser for blant annet ordreendring og kansellering. Sjekk hvilken prosess og versjon systemene deres faktisk støtter. En fakturaintegrasjon alene dokumenterer ikke støtte for avansert ordreflyt.
Den som godkjenner en endring, bør samtidig oppdatere forventet mottak og relevante prosjektforpliktelser. Ved erstatningsvarer må varenummer, enhet og kvalitet avklares. Ved prislisteskifte er Ny leverandørkatalog: hva erstatter den gamle prislisten? et eget kontrollpunkt.
Bruk avvikslisten ved overlevering
Lag en kort liste over ordre med uavklart endring, manglende svar eller forskjell mellom ordre og mottak. Oppgi ansvarlig person og neste handling. Når leveringen kommer, bruk Leveransevarsel med flere paller: hva venter mottaket på? slik at en melding om utsending ikke forveksles med mottatte varer.
Standardkilde: OpenPeppol BIS Advanced Ordering 3.0. Eksemplet viser kontrollbehovet; det lover ingen bestemt systemintegrasjon.