Avtalt reisesats og trekkfri sats

En avtalt reisesats beskriver hva arbeidsgiveren skal betale etter avtalen. En trekkfri sats beskriver et annet vurderingsgrunnlag. Begge satsene må følge reiseregningen med år, reisetype og regelkilde. Hvis lønnssystemet bare mottar én sats, kan forskjellen mellom avtalt beløp og vurdert trekkfri del forsvinne.

Skatteetatens side om kilometergodtgjørelse beskriver skillet mellom godtgjørelse og trekkfri del. Veiledningen om dagdiett gjelder en annen reisekomponent. Kilometer og kostgodtgjørelse må derfor vurderes separat, med riktige vilkår for den aktuelle reisen.

Beregn to beløp uten å blande satsene

Et syntetisk eksempel bruker 200 kilometer, en intern avtalesats på 5,00 kroner og en testgrense på 3,00. Dette er uttrykkelig oppdiktede satser for datakontroll, ikke gjeldende norske satser eller en vurdering av en bestemt reiseregning.

Differansen på 400 kan bevares som en egen komponent i testfilen. Det viser at en eksport kan skille to grunnlag. Om den første delen faktisk er trekkfri, avhenger også av reisens forhold og dokumentasjon. Matematikken alene bekrefter ikke dette.

Avtale og regel må ha hver sin versjon

Registrer arbeidsgiverens avtalegrunnlag og hvilken dato den gjelder fra. Registrer separat den offentlige satsen og hvilket inntektsår som brukes. En satsendring i januar skal ikke automatisk endre behandling av en eldre reiseregning, og en ny lokal avtale er ikke nødvendigvis en endring i skattereglene.

Reisegrunnlaget bør vise formål, relevant strekning, dato og faktisk transportmiddel. Dokumenter hvordan antall kilometer ble fastsatt. Tillegg som passasjer eller utstyr krever egne opplysninger der de er relevante. Unngå et totalsatsfelt som gjør det umulig å se hvilke deler som er inkludert.

Knytt utbetalingen til original reiseregning og faglig godkjent lønnsbehandling. Dersom en reise gjelder flere dager eller formål, må kontrollen bevare dette fremfor å bruke ett generelt «reise»-flagg. Historisk regelgrunnlag gir en struktur for kildene.

Et årsuttrekk trenger mer enn utbetalt sum

Ved kontroll av lønnsgrunnlag bør avtalt, utbetalt, vurdert trekkfri og vurdert trekkpliktig del være separate beløp. Avstem at de relevante delene summerer til utbetalingen, og at samme reiseregning ikke finnes flere ganger. En refusjon av dokumentert utlegg skal heller ikke uten videre få samme beregningsmodell som en satsgodtgjørelse.

Test med en eldre reise, en mangelfull reiseregning og en korrigert kilometerregistrering. Korrigeringen må vise hva som ble endret og hvilken behandling som fulgte. Hittil-i-år-data ved lønnsmigrering er relevant når historiske beløp overtas i et nytt system. Da kan avtalt betaling avstemmes uten at den automatisk fremstilles som skattefri.

Hvis godkjent reiseregning betales senere, må oppgjørsdatoen bevares uten å erstatte reisedatoen. Et system som bare lagrer betalingsmåned, kan miste grunnlaget for å forklare en eldre sats eller avtaleversjon. Ved delbetaling bør rapporten også vise hvilke komponenter som er betalt og hva som gjenstår. En betalingsrest skal ikke klassifiseres som trekkpliktig bare fordi den betales etter første oppgjør.

Ytelsen kan følge en særskilt lønnsordning

Ved kildeskatt på lønn kan standardmalen for trekkfri kostnadsdekning være utilstrekkelig. Bevar ordningsmerkingen fra skattekortet ved siden av reisens formål. Privat bruk av jobbopptjente bonuspoeng er igjen en egen fordelshendelse som ikke nødvendigvis gir en ny arbeidsgiverfaktura. En korrekt reiseregning bekrefter derfor ikke at den senere private fordelen er kontrollert.