Reskontroen er lukket: er fakturaen også betalt?
En fri motføring kan nullstille leverandørsaldoen uten at fakturaen har riktig oppgjørsstatus. Finn hva som faktisk forklarer reduksjonen før en ny betaling vurderes.
Leverandørens saldo er null, og postene er markert som lukket. På fakturaen står fortsatt ubetalt. Banken viser ingen avklart betaling. Reskontrogruppens status, fakturaens oppgjørsstatus og faktisk betalingsbevis er ulike opplysninger. De må forstås hver for seg før økonomiteamet konkluderer.
Guiden gjelder en praktisk kontroll av denne forskjellen. Den beskriver ingen universell systemknapp eller rett til å slette gjeld. Et krav kan bli gjort opp på andre dokumenterte måter enn bankbetaling, men en intern markering er ikke alene bevis på hvilken hendelse som faktisk har skjedd.
Begynn med betydningen av null
En nullsaldo kan bestå av en faktura og en riktig betaling. Den kan også bestå av en faktura og en kreditnota, en motregning eller en fri bokføring som må forklares. Regneforskjellen er den samme, men dokumentgrunnlaget er forskjellig.
Altinn om dokumentasjon av balansen støtter behovet for et forklarbart underlag. Det lokale kontrolloppsettet her skiller derfor tre spørsmål: Hvilke poster er knyttet sammen, hvilken hendelse forklarer oppgjøret, og hvilket bevis støtter den hendelsen?
Ikke la et felt kalt ferdig svare på alle tre. En person kan ha fullført én teknisk arbeidsoppgave mens en annen del av kontrollen fortsatt mangler. Denne forskjellen bør være synlig ved overlevering.
Syntetisk nullsaldo uten dokumentert bankbetaling
Anta en leverandørfaktura på 1 250 kroner. En medarbeider har ført en fri motpost på 1 250 hos samme leverandør og lukket de to postene. Fakturaens oppgjørsregistrering er ikke avklart, og det finnes ingen bekreftet bankbetaling i prøvegrunnlaget. Beløp og hendelser er oppdiktede.
| Kontrollledd | Status i prøven | Hva som fortsatt må undersøkes |
|---|---|---|
| Fakturakrav | 1 250 kroner | Originalkrav og riktig leverandør |
| Fri motpost | −1 250 kroner | Hvorfor posten reduserer kravet |
| Reskontrosum | 0 kroner | Ikke bevis på en faktisk betaling |
| Lukket gruppe | Markert lukket | Hvilke eksisterende poster er knyttet sammen |
| Fakturaens oppgjør | Uavklart | Dokumentert betaling, kredit eller annen lovlig hendelse |
| Bankbevis | Mangler i prøven | Ikke fyll hullet med en ny ordre |
Tabellen konkluderer ikke med at gjelden nødvendigvis er ubetalt. Motposten kan ha en gyldig forklaring som ennå ikke er funnet. Den konkluderer med at null og lukket ikke alene gir hele forklaringen.
Hvis motposten bare ble laget for å rydde en liste, må årsak og korrigering undersøkes. Det er ikke tilstrekkelig å bevare den fordi tallene nå summerer pent. En forklarbar saldo kan være forskjellig fra en saldo som bare er teknisk null.
Sammenlign med faktisk gjennomført betaling
Lag et annet syntetisk tilfelle der de 1 250 faktisk er betalt utenfor fakturasystemet. Da bør det finnes betalingsdato, mottaker, relevant bankreferanse og kobling til fakturaen. Den økonomiske hendelsen må registreres riktig uten at kjøpet eller betalingen opprettes på nytt.
Dette tilfellet har et bevis som det første manglet. Det er derfor feil å bruke samme statusregel på begge bare fordi beløpet er identisk. Undersøk først om betaling allerede finnes, også hvis fakturasiden ser uferdig ut.
Betaler og økonomisk motpart må passe sammen. En betaling til en annen leverandør er ikke støtte for denne fakturaen selv om beløpet stemmer.
En kreditnota kan lukke kravet uten penger
Et tredje tilfelle har en relevant, dokumentert kreditnota på hele fakturabeløpet. Da kan kravet være redusert uten bankbetaling. Kontrollmodellen skal kunne vise det, fremfor å kreve at ethvert lukket oppgjør har en utbetaling.
Det er samtidig forskjell på en mottatt kreditnota og en intern beskjed om at leverandøren kanskje vil kreditere. Bevar original dokumenttype, referanse og dato. En lovet reduksjon skal ikke automatisk gi samme oppgjørsstatus som et faktisk avklart dokument.
Åpne fakturaer ved overføring og leverandørreskontroens mapping gir støtte ved et systembytte. Den løpende kontrollen trenger fortsatt dagens hendelsesbevis.
Undersøk differanser før de forsvinner
En delbetaling på 1 200 gir i den enkle kronemodellen en rest på 50. Resten må få en faktisk forklaring før hele oppgjøret presenteres som ferdig. En tillatt teknisk lukking, en liten sum eller en valgt konto kalt avrunding avgjør ikke alene om det finnes gjenværende gjeld.
Valuta, gebyr og avtalt prisendring kan gjøre oppgjøret mer sammensatt. Bevar de originale komponentene. Guiden angir ingen universell toleranse eller automatisk kursbehandling som kan brukes på alle leverandørkrav.
Kontroller også eventuelle fremtidige betalingsplaner. En gammel ordre kan fortsatt ligge i en annen arbeidsliste selv om reskontropostene er lukket. Ikke vurder ny betaling før ansvarlig har avklart faktisk status i alle relevante ledd.
Overlever et utsagn som kan etterprøves
Rapportens formål bør vise hva som er bekreftet og hva som mangler. En nyttig status kan være «reskontro null, motpost undersøkes, fakturaoppgjør uavklart». Det er mer presist enn ett ferdigmerke.
Godkjenn når reduksjonen har riktig dokumentgrunnlag, fakturaen har korrekt relevant oppfølging og betalingsbeviset stemmer der bankbetaling faktisk inngår. De tre kontrollene kan da støtte hverandre uten at én skjermstatus blir en erstatning for hele hendelsen.