Bevar abonnementsidentitet gjennom prisendring og kreditnota
Skill abonnement, avtaleversjon, leveringsperiode og dokument slik at prisendringer ikke gjør samme kundeforhold til nye objekter.
Et abonnement kan få ny pris, pause eller en kreditnota uten å bli et nytt kundeforhold. Hvis integrasjonen bruker fakturanummer som abonnementsnøkkel, blir sammenhengen brutt ved hver fakturering. En stabil abonnementsidentitet må kombineres med versjon og periode.
Syntetisk prisendring
Et oppdiktet abonnement S8 har månedspris 900 kroner frem til juli og 1 200 fra august. Eksemplet gjelder hele måneder og holder avgift utenfor.
| Dokument | Abonnement | Avtaleversjon | Beløp |
|---|---|---|---|
| Juli | S8 | V1 | 900 |
| August | S8 | V2 | 1 200 |
| Kreditnota for august | S8 | Referanse til august | −1 200 |
Augustfaktura og full kreditnota gir netto null for den perioden. Dette betyr ikke at abonnementets identitet eller juliinntekten skal slettes. En ny avtaleversjon må heller ikke endre gamle dokumenters prisgrunnlag.
Lag en tydelig identitetskjede
Bevar kunde, abonnement, avtaleversjon, periode og dokumentreferanse som separate felt. Kunden kan ha flere abonnementer, og samme abonnement kan ha flere linjer eller tillegg. Et kundenavn er derfor ikke en tilstrekkelig nøkkel.
Peppols fakturaperiode gir et standardbegrep for leveringsperiode. Den interne abonnementsmodellen og prisens gyldighet må dokumenteres av kilden. En periode på fakturaen avgjør heller ikke alene regnskapsmessig inntektsføring.
Avklar om en endring oppretter en ny avtale, en ny versjon eller bare en statusendring. Pause og oppsigelse kan ha forskjellig økonomisk virkning etter avtalen. Ikke utled refusjon automatisk fra et ord som «avsluttet».
Prøv endringer gjennom dokumentkjeden
- Endre pris fra en uttrykkelig dato.
- Krediter bare én tidligere periode.
- Opprett et tillegg på samme abonnement.
- Gjenta eksporten av samme dokument.
- Kontroller at perioder før endringen beholder opprinnelig grunnlag.
Godkjenn koblingen når alle dokumenter kan knyttes til riktig abonnement og avtaleversjon. En totalsum per kunde kan skjule at to abonnementer er blandet.
Ved regnskapsarbeid med Aiak kan den historiske identitetskjeden brukes til å avklare fakturering og korrigeringer. Det innebærer ingen påstand om at alle abonnementssystemer har en ferdig kobling.
Bevar en egen migrasjonsmapping dersom abonnementet får ny intern nøkkel hos mottakeren. Den gamle kildeidentiteten kan fortsatt forekomme i kreditnotaer og historiske rapporter. Koblingen bør ikke forsvinne når den første fakturaen i ny løsning er opprettet.
Ta også med migrasjon til et nytt fakturasystem. En ny intern dokumentnøkkel må ikke føre til at abonnementsidentiteten endres eller at gamle perioder sendes som nye salg. Se inntektsperioder og schema-endringer.
Ved en endring midt i en allerede fakturert periode, undersøk delperiodekredit og ubetalt kundekrav. Stabil identitet er nødvendig, men avgjør ikke om en negativ beregningslinje er redusert krav eller faktisk refusjon.