Sammenlign SAF-T før og etter låsing av perioden
En tidligere kontroll gjelder den filen som ble prøvd. En ny eksport må sammenlignes dersom kildegrunnlaget har endret seg.
En periode kan være avstemt, eksportert og senere endret etter en dokumentert gjenåpning. Filen som ble kontrollert før endringen, beskriver da et annet grunnlag enn den nye eksporten. Bevar hvilken utgave hver kontroll gjelder.
Låsing er en funksjon og en rutine i det aktuelle systemet. Den skal ikke brukes som et generelt bevis på at all tidligere bokføring er riktig. Kontroller hva låsingen faktisk hindrer, og hvordan en gjenåpning registreres.
Eksempel med et etterfølgende bilag
| Tidspunkt | Grunnlag | Kontosaldo i prøven | Kontrollstatus |
|---|---|---|---|
| Før låsing | Eksport A | 100 000 | Avstemt mot rapport A |
| Etter gjenåpning | Nytt bilag på 1 000 | 101 000 | Tidligere kontroll dekker ikke endringen |
| Ny eksport | Eksport B | 101 000 | Må avstemmes mot nytt grunnlag |
Tallene er syntetiske. En faktisk endring må forklares med transaksjons- og dokumentidentitet.
Sammenlign innhold, ikke bare filnavn
To eksporter kan ha samme filnavn, men forskjellige bytes. Registrer sjekksum, eksporttidspunkt, selskap og periode. Bevar kilderapporten som avstemmingen ble gjort mot.
En ulik sjekksum betyr at filene er forskjellige, men ikke nødvendigvis at økonomidataene er endret. Formatering eller metadata kan også endre filen. Sammenlign derfor transaksjoner, kontosaldoer og avgrensning for å finne den faktiske virkningen.
Knytt endringen til ny kontroll
Dokumenter hvilke bilag som ble lagt til, endret eller korrigert, og hvorfor perioden ble gjenåpnet. Undersøk hvilke rapporter og tidligere kontroller som påvirkes. En ny saldoavstemming bør vise både differansen og forklaringen.
Hvis filen brukes til migrering eller ekstern kontroll, avklar hvilken utgave som skal være den gjeldende leveransen. Ikke send en ny fil uten å oppgi at den erstatter eller supplerer en tidligere utgave når mottakeren trenger denne informasjonen.
Et kontrollspor over endringene er viktigere enn et løst utsagn om at «perioden var låst». Det skal være mulig å forklare hvorfor to filer for samme periode har forskjellig innhold.
Godkjenn den nye eksporten først etter en dokumentert forskjellsanalyse. I den syntetiske saldoendringen skal dere kunne finne det konkrete nye bilaget på 1 000 kroner og vise hvilke kontoer og kontroller det påvirker. En forskjell i sluttsaldo uten transaksjonsforklaring er fortsatt uavklart.
Prøv dessuten to filer med uendret økonomisk innhold, men ulik formatering. Det viser at en ny sjekksum ikke alene er et regnskapsavvik. Bevar begge filidentiteter og den semantiske sammenligningen. Når en mottaker allerede har behandlet første utgave, må eventuell ny import følge en dokumentert erstatnings- eller tilleggsløsning, slik at tidligere poster ikke blir doble.