Avgrens regnskapsperioden i en SAF-T-fil
Perioden bestemmer hvilke saldoer og bevegelser som kan sammenlignes. Den må være kjent før avstemming.
En regnskapsfil kan inneholde datoer for dokument, bokføring og registrering. De har forskjellige roller. Avstemmingen skal bruke den datoavgrensningen som eksporten og kontrollrapporten faktisk bygger på. En fil opprettet i oktober kan fortsatt gjelde første halvår.
Les periodens opplysninger i filens hode sammen med eksportvalget i kildesystemet. Bevar forklaringen på om utvalget følger regnskapsår, bokføringsdato eller en annen dokumentert avgrensning. Ikke utled hele perioden bare fra den eldste og nyeste transaksjonsdatoen.
Avklar også om uttrekket skal være SAF-T Regnskap eller SAF-T Kasse. Riktig periode hjelper lite hvis filen dekker en annen type opplysninger enn kontrollen trenger.
Et grenseeksempel ved månedsskiftet
En faktura er datert 31. mars, men bokført 2. april. Et marsuttrekk filtrert på bokføringsdato vil behandle den annerledes enn et uttrekk filtrert på dokumentdato.
| Opplysning | Verdi i eksemplet | Bruk |
|---|---|---|
| Dokumentdato | 31. mars | Dato på dokumentet |
| Bokføringsdato | 2. april | Plassering etter avtalt hovedbokfilter |
| Eksportdato | 10. april | Når filen ble laget |
| Kontrollperiode | Mars | Må bruke samme avgrensning som uttrekket |
Ingen av datoene kan erstattes med en annen uten at betydningen endres. Dersom dere skal forklare hvorfor posten mangler i marsfilen, er eksportens filter det relevante grunnlaget.
Kontroller også at inngående saldo gjelder starten av samme utvalgsperiode som bevegelsene. En saldo ved 1. januar kombinert med bevegelser bare fra juli gir ikke uten videre en korrekt utgående saldo.
Prøv minst én post på hver side av periodegrensen og én post med forskjellige dokument- og bokføringsdatoer. Sammenlign med kilderapporten, og dokumenter hvilke datoer som er brukt i begge uttrekk.
Ved en migrering må filperioden vurderes sammen med kuttidspunktet. Det kan være riktig å beholde gammel historikk i arkivet og bare overta saldo, men dette må være eksplisitt. En tidsperiode i filen dokumenterer ikke alene at all relevant historikk eller alle vedlegg følger med.
I det syntetiske månedsskiftet bør dere kontrollere to ulike uttrekk fra samme uendrede kilde: ett med avtalt dokumentdatofilter og ett med avtalt bokføringsdatofilter, dersom systemet tilbyr disse. Forskjellen skal kunne forklares av filtre og poster, ikke av tilfeldig eksporttidspunkt.
Godkjenn periodeavgrensningen når kontrollrapporten og filen bruker samme regel, og saldoens tidspunkt er dokumentert. Hvis en mottaker bare støtter hele regnskapsår, skal dette være en synlig begrensning før filen deles i måneder. Ikke bruk et nytt startdatofelt som bevis på at gamle bevegelser er fjernet eller at åpningssaldoen faktisk er beregnet på nytt.